Viden og dokumentation i en krisetid

Virksomheder og organisationer er i gang med at tilpasse deres omkostninger til en periode med lavkonjunktur og recession og mange skærer ned i medarbejderstaben, lukker og udskyder projekter. Projekter for viden og dokumentation er i skudlinien og det gælder også de tilhørende kompetencer og videnmedarbejdere.

Krisens budskab til alle der arbejder med viden må derfor være, at det er nu, de skal dokumentere deres værdi. Og hvis det ikke er for sent er det sidste udkald for at få nytteværdien synliggjort og dokumenteret i strategierne og på bundlinien.

I Scandinavian Information Audit har vi erfaret, at vores kunder ikke mere taler om Corporate Governance, SOx og EuroSox for det skal der være styr på nu er mange års fokusering på compliance. Derimod hører vi meget om strømligning af videns- og dokumentationsprocesserne og ikke mindst af ESDH-systemerne. Compliance er selvfølgelig en del af det. De bredt definerede ESDH-systemer eller knopskudte portaler, hvor alt ukritisk opsamles og bevares løser hverken dokumentationskravene eller behovet for videndeling. Vores kunder forlanger operationelle og økonomiske løsninger på konkrete problemer.

Vores primære ramme er stadig de internationale standarder for records management i ISO 15489-familien. Vi har for år tilbage introduceret begrebet forretningskritisk dokumentation og viden og vi oplever nu, at mange har taget det til sig. Records management har flyttet sig fra at være forbundet med passiv arkivering til at være holistisk og omfatte hele livscyklus af dokumentation og viden. Og mange virksomheder arbejder i dag efter principperne i ISO 15489. Hvilke virksomheder der klarer sig bedst på lang sigt må tiden vise.

Krisen medfører også noget positivt. Og den positive nyhed er, at omorganiseringer, ændringer af arbejdsgange og systemer møder mindre modstand end normalt. Change management er simpelthen blevet lettere. ”Management by fear” er ikke godt, men hvorfor ikke udnytte situationen til at få strømlinet systemerne og implementeret de politikker og procedurer for records management, der mange steder ligger og venter i skuffen?

Viden skal skabe den nye vækst som på et tidspunkt vil gøre en ende på krisen. Der er derfor behov for at nytænke strategierne og fokusere de langsigtede mål på innovation og de kortsigtede mål på det operationelle. Et budskab til ledelsen er derfor at videnmedarbejdere dårligt kan undværes.

Og til sidst en opfordring til alle videnmedarbejdere om at komme i arbejdstøjet, fokusere på besparelser, nytteværdi, quick-wins og det operationelle. Og til jer, der er blevet ofre for sparekniven, vil jeg sige, at I skal fatte mod for der bliver brug for jer igen.