Tid til at at droppe interne e-mails
Hos Exformatics giver vi det røde kort til interne e-mails. Ineffektivitet og tabt viden sparker elektronisk post til hjørne. Sociale medier, mobile enheder samt digitale arbejdsgange og opgaver er afløseren.
Det skal være slut med alenlange e-mailkorrespondancer, et hav af mere eller mindre irrelevante cc-mails og korte påmindelser mv. via den forkætrede kommunikationsform, der alene skal sende bolden videre til en uheldig kollega. Vi har nu besluttet at tage egen medicin – og belønne de medarbejdere, der i løbet af en måned kan holde rent bur, når det gælder sendte, interne mails.
Vi bruger uforholdsmæssig lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, i aktivitetsstrømmen, på chat eller via vores dertil indrettede opgavebegreb. Det vil vi nu gøre op med helt og holdent og dropper e-mails internt. Eksternt er vi nødt til fortsat at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører ad den vej.
Som afløser for interne e-mails skal medarbejderne i virksomheden benytte aktivitetsstrømmen, der kan sammenlignes med statusopdateringer i sociale medier, samt de opgaver, der er knyttet til virksomhedens løsning.Ved at flytte kommunikationen ind i ESDH-systemet sparer medarbejderne tid ved ikke at skulle skifte kontekst fra deres arbejde til e-mailprogrammet og tilbage igen.
Vi skal nu tage vores egen medicin, men vi vil og skal vise, at det kan lade sige gøre at kommunikere på en mere struktureret og målrettet måde. Det er vores erfaring, at alt for mange interne e-mails vakler et sted mellem FYI og deciderede opgaver. I stedet skal vi nu stille krav til medarbejderne om at kommunikere mere effektiv, så modtageren ikke er i tvivl om, hvad der forventes.
Også eksterne e-mails begrænses
De eksterne e-mails kan også begrænses, hvilket for eksempel Landsorganisationen i Danmark (LO) har bevist. De har siden 2009 udvekslet sagsakter direkte fra deres ESDH-system til deres forretningspartnere. Frem for at sende breve eller e-mails fremsendes dokumenter og beskeder direkte fra sagen hos LO til sagen hos LO’s modpart.
Overgangen fra e-mail til digital kommunikation via virksomhedens ESDH, der også fungerer som intranet for virksomhedens medarbejdere og eksterne konsulenter, betyder, at selv korte beskeder, links, artikler og noter gemmes i relevante sammenhænge på fx aktiviteter, personalesager og projekter, så de kan genbruges for eftertiden.
Se i øvrigt TV-avisens indslag om, hvordan Exformatics dropper de interne e-mails.
Posts
Det er rigtigt spændende, at I på denne måde dropper det gammelkendte og prøver nye platforme af – er I inspirerede af Atos Origin, som gjorde det samme i efteråret? Har I fået indblik i deres erfaringer?
Jeg glæder mig til, forhåbentlig, at kunne læse dit blogindlæg om et halvt år, hvor du præsenterer jeres erfaringer
Vi vil løbende blogge omkring erfaringer med at bruge strømmen i stedet for mails. http://exformatics.dk/nyheder/blogs.aspx Kort sagt bruger vi forløbet til at “stressteste” vores interne besked-strømme. Herunder har vi bl.a. måtte gøre det mere overskueligt hvilke sagsområder, vi lægger beskeder til hinanden i. Ellers kan de helt forsvinde, og så er man jo lige vidt.
Så vi arbejder med brugeroplevelsen omkring at modtage og overskue beskeder. Den er ret kritisk. Beskeden-strømmen er heldigvis temmelig gennemtestet, og vi har brugt det i et år, så derfor er der heldigvis ikke den store forandringsudfordring for alle. Men stadigvæk for nogen.
Til eventuelle læsere, der måtte have overset linket i Mikkels kommentar:
Læs blogteksten ‘Begyndelse på ny (e-mailfri) tid’ under dette link – den uddyber problemstillingen på en række væsentlige punkter.
Til Mikkel: kan du evt. uddybe, hvad ‘aktivitetsstrømmen’ er og gør, for det lader til, at en del af nyskabelsen er at finde heri, men det er lidt uklart (for mig), hvordan man kunne realisere noget tilsvarende på andre arbejdspladser.
På samme måde som Facebook introducerede en “væg” for hver person, hvor brugeren kunne skrive mindre statusopdateringer, så er aktivitetsstrømmen en “væg” for hver sag i vores sagssystem. Der er således tale om mange “vægge”, medarbejderne kan skrive på. Væg = aktivitetsstrøm.
Når en medarbejder vil orientere sine medarbejdere omkring nyt på en sag, bruger han nu aktivitetsstrømmen i stedet for at skrive en mail. Fordelen er, at informationerne som deles mellem medarbejderne ikke spredes ud i Outlook indbakker på lokale maskiner, men i stedet placeres i den rigtige kontekst i et centralt system.
Faktisk er det lidt vovet at snakke om “nyskabende”, som du skriver, Per. Der er tale om, at vi har fundet en meningsfyldt balance mellem uformel (vigtig) snak og formelle beskrivelse af forretningsobjekter (sager).
Hvis man vil realisere noget tilsvarende på andre arbejdspladser, er man naturligvis velkommen til at kontakte os. Men derudover er der også andre samarbejdssystemer, og jeg mener ikke, man skal lede længe efter dem. Stil dette spørgsmål til dine linkedin-forbindelser, så tror du skal få mange gode bud tilbage. Ellers brug videndanmark-gruppe på linkedin. Så er der garanti for svar
Tusind tak for linket til bloggen, jeg vil helt sikkert følge med!
Måske skal jeg svare – kort, selv om netop denne disciplin falder mig vanskelig
Jeg sad som Knowledge Manager i en IT-virksomhed og administrerede et wiki-baseret intranet, hvor noget nært beslægtet var blandt de funktioner, vi gerne så opbygget.
Det lykkedes ikke helt, og jeg analyserede en del på udfordringen og reflekterede meget over den, men nåede ikke frem til et simpelt svar (så det findes formentlig ikke) på spørgsmålet: “Hvad skal der til for at få en brugerskare til at differentiere deres meddelelsesstrømme?”
Derfor er jeg selvfølgelig begejstret for at høre en succeshistorie; og lige som Niels og formentlig mange andre læsere vil jeg meget, meget gerne vide mere om jeres erfaringer, når det hele har fået tid til at modnes.
Personligt har jeg et lidt ambivalent forhold til wiki’er. Det er nemt at blive forført af wiki’ens fleksibilitet. Men mine (begrænsede) erfaringer siger mig, at en wiki ofte kræver en del arbejde med at vedligeholde en struktur løbende. En struktur, der ofte ikke købes ind i af både hyppige og ikke-hyppige brugere, fordi en wiki jo lige præcis er så dejlig fleksibel.