Sociale værktøjer og mødeeffektivitet

Møder er vigtige. Velforberedte møder er værdifulde. Udfordringen består i at holde møde når det betaler sig og sikre sig at deltagerne er velforberedte. I moderne organisationer arbejder vi i stigende grad fra forskellige geografiske placeringer og i skiftende konstellationer, med det resultat at møder ansigt til ansigt bliver dyrere og mere omstændelige at sætte op.

Et let tilgængeligt sted på internettet, hvor vi kan føre dialog og dele information er en god base for forberedelsen af fysiske møder. Vi har brug for en måde hvorpå vi kan afstemme forventninger og udveksle materiale og dagsorden, så alle er på bølgelængde inden mødet.

For nogle år siden interviewede jeg Burton Bruggeman, en af pionerende indenfor blogging i virksomheder og grundlægger af Active Words. Da snakken faldt på sociale webbaserede værktøjer såsom blogs, IM og wikis, sagde han følgende: “What these tools have done, is that they have enabled people to come prepared, and leave prepared”. Med andre ord kan sociale værktøjer højne effektiviteten og hjælpe os med at fokusere og optimere mødetiden. Baseret på feedback fra vores kunder, udvikler vi i Hoist kontinuerligt vores online platform, så den understøtter sådanne processer. Her følger et uddrag af vores erfaringer med brugen af sociale værktøjer til mødeoptimering.

Planlægning: Det har længe været en udbredt misforståelse at online samarbejde via sociale værktøjer og web 2.0 teknologi bare var “noget der skete af sig selv”. Dette er en myte. Det kræver struktur, og der er brug for planlægning og ledelse. Til gengæld opstår der med disse redskaber nye muligheder for indragelse, planlægning og effektivisering. Det er således lige så meget et spørgsmål om praksis, altså måden vi arbejder på, som det er et spørgsmål om teknologi.

Når jeg taler om sociale samarbejdsværktøjer handler det primært om blogs og wikis (som OurHoist) men også group IM (instant messaging) og andre webbaserede sytemer der er passwordbeskyttede.

Inddragelse: Online forberedelse af møder starter ved at der skrives et indlæg med den foreløbige dagsorden og et mødetidspunkt. Afhængig af mødets karakter, kan oplægget være mere eller mindre fast – det vigtige er at opfordre deltagerne til at komme med kommentarer, og så at sige tømme hovedet INDEN mødet. Der er forskel på en mødeindkaldelse via email og den der foregår på et socialt værktøj, idet alle kan læse oplægget, kommentere det og læse andres kommentarer, et og samme sted. Sidstnævnte er en engagerende faktor og det sker ofte at værdifuldt input kan tages med i den endelige dagsorden. Indragelsen hjælper med at give mødet retning.

Kontekst: Hvis man bruger socialt samarbejdsværktøj er det let at skabe kontekst. Data, ressourcer etc. er blot et klik væk. “Det bedste intranet er internettet” sagde en klog mand engang, og kontekst er blot en af grundene til at det er sandt. Når du skriver oplægget til mødet kan du linke til hvilken som helst relevant information. Filer, Powerpoint-præsentationer, eksterne ressourcer (prøv Wikipedia) eller nyheder, samt tidligere indlæg og dialoger i teamet; det er altsammen online og tilgængeligt. Ved at linke til sådanne ressourcer gør man mødeforberedelsen lettere for deltagerne ved at pege på den vigtigste information. Dette er for mange det mest banebrydende og effektive ved den nye praksis. Det hjælper deltagerne med at tage oplyste beslutninger på selve mødet.

Under mødet: Et stort erhversnetværk fortalte os at de også brugte OurHoist under deres møder. De tilslutter en laptop til en projektor og åbner en wikiside. Siden vises på storskærm, og der skrives referat og noter ind under selve mødet – live. Efter mødet er noterne online og alle (også dem der måtte melde afbud) kan læse og finjustere dem. Det er ikke et Word-dokument som nogen lover at “maile senere”, det er en side på internettet. Når mødet slutter, foreligger referatet.

Efter mødet: Det man ikke nåede? Det sker ofte at vi ikke når igennem vores dagsorden. For det meste bliver disse punkter udskudt eller endnu værre overset eller glemt. Med et online værktøj kan de resterende punkter flyttes og debatteres som indlæg med tilhørende kommentarer. Det er også muligt i fremtiden at linke til disse indlæg, kommentarer og referater.

Det er vigtigt at vi begynder at tænke på hvordan vores mødetid optimeres, især når vi ser på det stigende antal hjemmearbejdspladser og trenden i retning af “mobile workforce” og distribuerede organisationsformer. Et enkelt og let tilgængeligt sted på nettet kan være en af værktøjerne i denne effektivisering.

Hvis du har yderligere tricks ifm. brugen af online tools, så hører vi meget gerne fra dig.