Arkiv for kategorien: videnkultur

VIDENDELING TILSAT STRØM

I slutningen af 90’erne hævdede mange IT-eksperter, de kunne løse virksomhedernes vidende-lingsproblemer ved at indføre IT-løsninger. I stedet skabte de snarere et endnu større problem ved i separate forretningsområder, land for land at introducere lokale videndelingssystemer og processer. Problemet voksede i en periode præget af globalisering, opkøb, fusioner mv. Resultatet ses i dag, hvor virksomhederne ofte har uoverskuelige problemer med at holde styr på deres viden. F.eks. har jeg flere gange set forretningsområder på ned til 3-400 mand med mere end 30 overlappende og ikke-standardiserede videndatabaser. Mere kaos end forbedring.  IT i forbindelse med videndeling er derfor med god grund for mange blevet en yndlingsaversion!

SharePoint som eksempel

Jeg vover alligevel pelsen. Videndeling tilsat strøm giver i dag rigtigt god mening. Softwareværktøjerne er modnet markant. De nyeste versioner kobler samarbejds-, dokumenthåndterings og kommunikationsværktøjer i et hidtil uset omfang. Introduceret konsekvent og rigtigt til virksomheden kan de øge videndelingen markant. I globale virksomheder er de som standardiserende værktøjer uundværlige.

Som eksempel vil jeg ved hjælp af en ikke udtømmende liste af eksempler illustrere, hvordan de måltal for videndeling, jeg beskrev i VidenDanmarks nyhedsbrev af 28.3.2008, kan forbedres ved hjælp af MS SharePoint:
 Omfang: Kan øges ved at introducere samarbejdsværktøjer, som team sites, project sites, wiki’er og blogs. Et vigtigt aspekt er dog at huske at skabe en struktur for anvendelsen af værktøjerne, så de altid giver adgang til relevant viden
 Frekvens: Kan forbedres ved hjælp af RSS-feeds. Her kan medarbejderne via ”abonne-menter” styre, hvornår de gerne vil opdateres omkring ny information indenfor et specifikt videnområde
 Flow: Dokumenthåndterings- og videnflows i virksomheden kan forbedres ved at anvende Enterprise Content Management-funktionalitet og de såkaldte workflows, der etablerer rammerne for arbejdsprocesserne
 Tilbøjelighed: Øges bl.a. ved en opsætning af My Site og brug af wiki’er så eksponering af ny viden og information sikres med det samme, den er tilgængelig. Medarbejderne  bliver mere tilbøjelig til at give sit besyv med. Eksponeringen medføre anerkendelse, som  driver medarbejdernes involvering
 Tilgængelighed: Øges ved etablering af ét fælles videndomæne. Slut med C-drev, afdelingsdrev osv. Business Intelligence funktionaliteter samler og analyserer relevante data, som så bliver præsenteret for den enkelte bruger
 Synlighed: Ved at etablere en fast ensartet struktur for kompetencer og erfaringer i My Site synliggøres disse for organisationen; ligesom de bliver søgbare. Tilsvarende kan kerneressourcers viden, ideer og holdninger gøres synlige ved hjælp af blogs og wiki’er
Det lyder måske nemt… 

Tag organisationen i ed

Mine erfaringer siger, at det ikke bliver en succes uden en stor forandringsledelsesindsats. Nøgleordene i forhold til at realisere forbedringerne er konsekvens, struktur og kultur. Selvom der nu kan sættes strøm til næsten alle aspekter af videndelingen, så handler det stadig om mennesker. Man skal skabe den ledelsesmæssige opbakning, den rigtige struktur, de rigtige roller, og den fornødne kultur omkring anvendelsen af teknologien. Ellers lykkedes man ligeså lidt med den teknologiunderstøttede videndeling, som man gjorde i 90’erne.

Jeppe Vilstrup Hansgaard er Partner i Innovisor.