Networking og samarbejde
- face to face – eller digitalt?
3. april 2009 af Bent Schou
I marts måned 2009 stillede vi på VidenDanmarks hjemmeside spørgsmålet: Er det nødvendigt at mødes – eller kan vi klare mere og mere digitalt? (når vi skal netværke og samarbejde).
Baggrunden for spørgsmålet var konkret, at vi den 2.4. havde dette tema på VidenDanmarks inspirations- og netværksdag. I den sammenhæng har der også været en debat på denne blog om samme tema, foranlediget af Line Vittrups blogindlæg.
Mere generelt er baggrunden for spørgsmålet, at vores kommunikation efterhånden migrerer ud på nettet – og bliver mere og mere digital. Skal vi så holde fast i det fysiske møde – eller skal vi blot lade os glide med ud i den digitale verden?
24 nåede at svare på spørgsmålet og svarene fordelte sig således:
- Vi er nødt til at mødes – kropssproget betyder alt – 8 pct.
- Vi kan netværke og samarbejde mere og mere digitalt – vi vænner os til det/lærer det – 42 pct.
- Vi bruger face-to-face til noget andet end de digitale relationer – 38 pct.
- Vi kan klare langt det meste digitalt – 12 pct.
Konklusionen må være, at vi er overvejende positive over for den digitale kommunikation, idet der tilsyneladende er mange der mener, at det fysiske nærvær også er vigtigt.
Selv ser jeg sådan på det, at den fysiske kontaktform er tidskrævende og lidet effektiv når det gælder langt det meste kommunikation og videndeling. Men når det er komplekst – eller konfliktfyldt – er mødet – face to face – langt overlegent som kommunikations- og samarbejdsform.
Har du sat mål for videndeling og samarbejde i din MUS-samtale?
18. marts 2009 af Jeppe Vilstrup Hansgaard
Har du sat mål for videndeling og samarbejde i din MUS-samtale? Sandsynligheden for, at du svarer bekræftende på foregående spørgsmål er lav. For nylig stillede jeg samme spørgsmål til en gruppe på ca. 30 mennesker fra forskellige virksomheder. Kun i én af virksomhederne blev der talt om videndeling og samarbejde i medarbejderudviklingssamtalerne.
Dette selvom de fleste virksomheder anser tværorganisatorisk videndeling og samarbejde for at være strategisk vigtigt for deres fremtidige virke. Et område som stadig indeholder et urealiseret effektiviserings- og optimeringspotentiale – og som kan indeholde nøglen til øget innovation.
Årsagerne til de manglende mål er sikkert mange. Den vigtigste er nok, at mange ledere finder det uendeligt svært at opstille mål for videndeling og samarbejde.
I begyndelsen af dette årtusinde, hvor knowledge management stadig red på toppen af sin første store bølge – godt hjulpet på vej af dotcom-boblen – var jeg ansat i et større konsulenthus. Her fastlagde ledelsen årets mål for videndeling og samarbejde ud fra antal publicerede vidensobjekter i firmaets Notes-database, og knyttede regulære bonusudbetalinger hertil. Kvaliteten af objekterne blev ikke vurderet, og resultatet var derfor en nærmest værdiløs vidensdatabase, hvor de fleste objekter blev uploadet lige inden evaluering af årets forløb.
Jeg har siden set utallige andre eksempler på tilsvarende dårligt formulerede og lidt gennemtænkte mål for videndeling og sam-arbejde.
Jeg er overbevist om, at det godt kan lade sig gøre at sætte ordentlige mål for videndeling og samarbejde. Det kræver omtanke og gennemtænkte incitamentstrukturer. Der skal arbejdes med anerkendelse og tillid med værdierne og en øget forståelse af den enkeltes og virksomhedens fordele ved øget videndeling og samarbejde. Det kræver altså en større indsats.
Et lettere sted at starte er MUS-samtalerne. Emnerne i MUS-samtalerne viser, hvad virksomheden fokuserer på og styrer dermed medarbejdernes adfærd. Alene det at diskutere videndeling og samarbejde i MUS-samtalen gør medarbejderne bevidste om vigtigheden af videndeling og samarbejde, og giver dermed et øget fokus herpå.
Det er min erfaring, at følgende to simple spørgsmål til medarbejderen i MUS-samtalen kan starte adfærdsændringen:
-
”På en skala fra 1 til 10, hvor god skal du være til videndeling og samarbejde i det kommende år?”
-
”Hvad skal du gøre for at nå det niveau?”
Prøv det! Så har I som virksomhed taget de første skridt mod øget videndeling og sam-arbejde i virksomheden.
Er face-to-face på vej ud?
5. marts 2009 af Line Vittrup
Man taler ofte om, at viden deles og skabes i det fælles rum, der opstår mellem to eller flere personer, når de mødes i projektgrupper, over kaffen, til temamøder eller på gangene i en virksomhed. Man taler også om, at denne værdifulde viden ofte og måske udelukkende skabes, når disse personer mødes face-to-face, da vi som mennesker er afhængige af de stimulanser, vi udsættes for, når vi fysisk kan se andres mimik og bevægelser, ligesom vi også kan høre intonationerne og pauserne i en ordstrøm.
Men er det ikke ved at være overflødigt med disse inputs? Er vi ikke ved at være så digitaliserede, at vi ikke behøver at gøre brug af hele sanseapparatet for at kunne dele og skabe viden i fællesskab med andre mennesker?
Vi ser i dag utallige eksempler på, hvordan der skabes viden og arbejdes på projekter via virtuelle møde- og projektrum, ligesom man også længe har benyttet sig af diverse typer netværk til at høste og lagre viden. Ofte klassificeres denne viden som explicit viden, dvs. viden der er skrevet ned, og som kan kombineres med anden explicit viden og dermed skabe ny viden. Men kan man ikke også finde implicit viden i en wiki?
Jeg har de sidste to år beskæftiget mig med wikis til videndeling og samarbejde, og senest på et mere akademisk plan hvor jeg netop har stillet spørgsmålstegn ved, hvorvidt man kan opleve implicit viden i en wiki – altså den type viden som ellers altid forbindes med face-to-face kommunikation, og hvis cirkulation og penetration er afhængig af en dialog mellem to eller flere deltagere i et fysisk rum. Går man dybt ned i den tekst vi finder på wikis som eksempelvis Wikipedia, findes der utallige eksempler, på implicit viden der konverteres til explicit. Her mødes brugerne i det virtuelle rum, diskuterer begreber og koncepter, og udvikler i fællesskab viden om emner der spænder fra opbygningen af koffein-molekylet, til hvad der ligger bag begreber som eksempelvis ‘finans.’ Alt dette gør de uden at mødes eller at have nogen form for forhåndskendskab til hinanden.
De indgår altså i en proces hvor implicit viden konverteres til explicit viden, og det er lige præcis det der sker når vi i dag mødes over kaffen, ved mødebordet eller i en projektgruppe. Men når nu der findes så mange eksempler på dette i det virtuelle rum, nærmer vi os så en tid hvor face-to-face er på vej ud når det gælder videndeling og projektsamarbejde?
Intranettet blomstrer – eller gør det?
25. september 2008 af Bent Schou
Efteråret (2008) byder på en sand overflod af arrangementer om intranet, om Sharepoint 2007, om Intranet 2.0 mm. Overflod er et stærkt ord, men sammenlignet med, hvad der plejer at være, ser det næsten ud som en tsunami.
VidenDanmark har registreret følgende i vores kalender:
-
29.9. Sharepoint 2007 – bag firewall’en, arrangeret af Intra2
-
21.10. Intranet 2.0 – grib de nye muligheder og styr uden om faldgruberne, arrangeret af Kommunikationsforum
-
29.10. Sharepoint MOSS 2007, arrangeret af Intrateam
-
30.10. Intranet Front Edge 2008, arrangeret af VidenDanmark, i samarbejde med Intra2
-
18.-19.11. Intranettets potentiale anno 2008, arrangeret af Confex.
Og der er sikkert flere, for ikke at tale om de udenlandske. Bl.a. arrangerer Ark Group en årlig konference i London den 19.-20.11.: 2nd annual Delivering a user-centred intranet through superior design and usability.
Man kan jo ikke lade være med at tænke – om det er intranettet, der er så interessant lige nu – (og det er der jo nok noget om) – eller om det er udbyderne, der har defineret et meget givtigt område. I så tilfælde er der nok ingen tvivl om, at alle disse mange arrangementer vil få svært ved at samle det fornødne antal deltagere.
Også i VidenDanmark følger vi med stor interesse intranettets udvikling, først og fremmest som platform for samarbejde og videndeling i virksomheder og organisationer. For os at se, er der ingen tvivl om, at den stigende interesse for gode intranet afspejler et behov for øget videndeling, bedre intern kommunikation, øget samarbejde mv. i virksomhederne. Det er spændende at se, hvordan intranettet gradvis indoptager de nye sociale teknologier (web 2.0), og det bliver endnu mere spændende at se, hvor brugerne vælger at lægge deres primære aktivitet – om det bliver på internettet eller på intranettet. Og om Intranettet kan kopiere noget af den hype, der har været omkring internettet de senere år.
Det er også spændende at se, om Sharepoint (MOSS 2007), som kører frem på det danske marked som et højhastighedstog, vil blive den dominerende intranetplatform, som noget tyder på.
De mange arrangementer i efteråret i Danmark har mange lighedstræk. Mest slående er det, at Mads Richard Møller optræder på næsten alle seminarerne. Mads er ubestridt Danmarks førende intranet-ekspert. Han skrev bogen Behind the Firewall i 2002. Og har netop udgivet en spændende rapport: Intranet anno 2008.
Jeg synes – og det skal jeg jo, som ansvarlig for VidenDanmark – at VidenDanmarks arrangement skiller dig lidt ud fra de øvrige. VidenDanmark forsøger at gøre seminarerne mere nærværende ved at anvende socialt software - før, under og efter seminaret. Nogle dage inden seminaret inviteres du ind i et internet-community, hvor der er mulighed for at møde de øvrige seminardeltagere, debattere dem og oplægholderne samt få adgang til den fælles viden i en wiki. Som noget helt nyt laver vi også korte videoklip af de enkelte oplæg – det giver en helt enestående, komprimeret dokumentation. Vi har gjort det på denne måde ved vores seminarer hele året – og deltagerne har været meget begejstrede.
Endelig skal det da også nævnes, at prisen for en seminardag hos VidenDanmark er knap 1500 kr. plus moms, mens de øvrige arrangementer tager fra 3.500 til 5.000 kr. for en seminardag. Og det handler ikke om forskel i seminarets kvalitet, det kan jeg garantere.
Jeg ser frem til at vi mødes, til et af efterårets intranet-arrangementer. Jeg skal selv deltage i et par stykker af dem.
Sociale værktøjer og mødeeffektivitet
22. maj 2008 af Jon Froda
Møder er vigtige. Velforberedte møder er værdifulde. Udfordringen består i at holde møde når det betaler sig og sikre sig at deltagerne er velforberedte. I moderne organisationer arbejder vi i stigende grad fra forskellige geografiske placeringer og i skiftende konstellationer, med det resultat at møder ansigt til ansigt bliver dyrere og mere omstændelige at sætte op.
Et let tilgængeligt sted på internettet, hvor vi kan føre dialog og dele information er en god base for forberedelsen af fysiske møder. Vi har brug for en måde hvorpå vi kan afstemme forventninger og udveksle materiale og dagsorden, så alle er på bølgelængde inden mødet.
For nogle år siden interviewede jeg Burton Bruggeman, en af pionerende indenfor blogging i virksomheder og grundlægger af Active Words. Da snakken faldt på sociale webbaserede værktøjer såsom blogs, IM og wikis, sagde han følgende: “What these tools have done, is that they have enabled people to come prepared, and leave prepared”. Med andre ord kan sociale værktøjer højne effektiviteten og hjælpe os med at fokusere og optimere mødetiden. Baseret på feedback fra vores kunder, udvikler vi i Hoist kontinuerligt vores online platform, så den understøtter sådanne processer. Her følger et uddrag af vores erfaringer med brugen af sociale værktøjer til mødeoptimering.
Planlægning: Det har længe været en udbredt misforståelse at online samarbejde via sociale værktøjer og web 2.0 teknologi bare var “noget der skete af sig selv”. Dette er en myte. Det kræver struktur, og der er brug for planlægning og ledelse. Til gengæld opstår der med disse redskaber nye muligheder for indragelse, planlægning og effektivisering. Det er således lige så meget et spørgsmål om praksis, altså måden vi arbejder på, som det er et spørgsmål om teknologi.
Når jeg taler om sociale samarbejdsværktøjer handler det primært om blogs og wikis (som OurHoist) men også group IM (instant messaging) og andre webbaserede sytemer der er passwordbeskyttede.
Inddragelse: Online forberedelse af møder starter ved at der skrives et indlæg med den foreløbige dagsorden og et mødetidspunkt. Afhængig af mødets karakter, kan oplægget være mere eller mindre fast – det vigtige er at opfordre deltagerne til at komme med kommentarer, og så at sige tømme hovedet INDEN mødet. Der er forskel på en mødeindkaldelse via email og den der foregår på et socialt værktøj, idet alle kan læse oplægget, kommentere det og læse andres kommentarer, et og samme sted. Sidstnævnte er en engagerende faktor og det sker ofte at værdifuldt input kan tages med i den endelige dagsorden. Indragelsen hjælper med at give mødet retning.
Kontekst: Hvis man bruger socialt samarbejdsværktøj er det let at skabe kontekst. Data, ressourcer etc. er blot et klik væk. “Det bedste intranet er internettet” sagde en klog mand engang, og kontekst er blot en af grundene til at det er sandt. Når du skriver oplægget til mødet kan du linke til hvilken som helst relevant information. Filer, Powerpoint-præsentationer, eksterne ressourcer (prøv Wikipedia) eller nyheder, samt tidligere indlæg og dialoger i teamet; det er altsammen online og tilgængeligt. Ved at linke til sådanne ressourcer gør man mødeforberedelsen lettere for deltagerne ved at pege på den vigtigste information. Dette er for mange det mest banebrydende og effektive ved den nye praksis. Det hjælper deltagerne med at tage oplyste beslutninger på selve mødet.
Under mødet: Et stort erhversnetværk fortalte os at de også brugte OurHoist under deres møder. De tilslutter en laptop til en projektor og åbner en wikiside. Siden vises på storskærm, og der skrives referat og noter ind under selve mødet – live. Efter mødet er noterne online og alle (også dem der måtte melde afbud) kan læse og finjustere dem. Det er ikke et Word-dokument som nogen lover at “maile senere”, det er en side på internettet. Når mødet slutter, foreligger referatet.
Efter mødet: Det man ikke nåede? Det sker ofte at vi ikke når igennem vores dagsorden. For det meste bliver disse punkter udskudt eller endnu værre overset eller glemt. Med et online værktøj kan de resterende punkter flyttes og debatteres som indlæg med tilhørende kommentarer. Det er også muligt i fremtiden at linke til disse indlæg, kommentarer og referater.
Det er vigtigt at vi begynder at tænke på hvordan vores mødetid optimeres, især når vi ser på det stigende antal hjemmearbejdspladser og trenden i retning af “mobile workforce” og distribuerede organisationsformer. Et enkelt og let tilgængeligt sted på nettet kan være en af værktøjerne i denne effektivisering.
Hvis du har yderligere tricks ifm. brugen af online tools, så hører vi meget gerne fra dig.
Posts
Nye kommentarer