Mennesket er mediet! Social Business hos IBM
8. december 2011 af Bent Schou
Vi er efterhånden en del, der har fået indtryk af, at IBM er en af de førende virksomheder – når det handler om samarbejde, videndeling og brug af sociale medier. Men er det rigtigt?
Umiddelbart bekræftes indtrykket, når man besøger IBM i Lyngby. Her mødes man med flotte og farvestrålende plakater, hvor ordet Social Business går igen. Men hvad betyder egentlig dette nye smarte ord: Social Business? Kan man kalde IBM en social business? Og hvordan forholder dette nye ord sig til de sociale medier, som alle taler om i dag?
VidenDanmark har talt med en medarbejder hos IBM, for at blive lidt klogere.
Social Business
Hos IBM handler social business først og fremmest om, at man arbejder mere effektivt, fordi man dygtiggør sig hurtigere, man udnytter hinandens viden, og man tager den sociale side af samarbejde og videndeling alvorligt.
Det er ikke teknologien – men mennesket der er mediet. Det er medarbejderne, der laver dokumenter, får ideer, kommunikerer, får erfaringer mv. Og jo bedre vi bliver til at holde os opdateret med, hvad vores kolleger ”har gang i”, jo større bliver vores samlede viden og mulighed for at trække på den.
IBM var meget tidligt ude med teknologisk understøttelse af videndeling. Mange kender Blue Pages – som IBM har haft tilbage fra 90’erne, hvor medarbejdernes kompetencer, viden og erfaringer via teknologi blev gjort tilgængelig for alle medarbejdere i IBM. Det nye i dag er, at medarbejderne også selv løbende kommunikerer om deres viden og erfaringer. IBM har i dag en meget positiv holdning til sociale medier, og bruger dem meget aktivt – både internt og eksternt. Man tillader også medarbejderne at vise den ”anden” side af sig selv.
Wisdom of Crowds / Wisdom of Executives
I dag er det i høj grad muligt for ”græsrødderne” i IBM at påvirke, hvordan man arbejder, og hvad der skal ske i IBM. Medarbejderne deler viden, samarbejder på kryds og tværs, støtter hinanden og deler deres erfaringer. Båndene på tværs mellem medarbejderne i IBM bliver stærke – og respekteres mere og mere hos ledelsen. Hierarkiet skal man selvfølgelig tage alvorligt og forholde sig til – men der er vide rammer for at samarbejde og afprøve idéer på tværs i organisationen.
Ledelsen er blevet betydelig mere lydhør over for medarbejderne i dag, hvilket må tilskrives den styrke, der er i de aktive og dynamiske netværk, som medarbejderne udvikler gennem samarbejde og videndeling.
Connect and share
En væsentlig del af IBM’s intranet, som optager størstedelen af medarbejderens åbnings-skærmbillede har navnet Connect and Share. Det er bygget iIBM’s egen teknologi: IBM Connections. Grundlæggende er intranettet en portal, der kan sammenhætte (personalisere) den information, der er relevant for den enkelte medarbejder. En meget væsentlig del af intranettet er statusopdateringen, som de fleste af os kender fra Facebook eller lignende. Her udvikler og bruger den enkelte IBM-medarbejder sit netværk i organisationen. Man kan blive venner, følge hinanden, fortælle hvad man arbejder med, stille spørgsmål. Og systemet er intelligent, så det foreslår venner ud fra fælles interesser. Også IBM kender til problemet med støj på de sociale medier. Man løser det ved at give medarbejderne mulighed for at filtrere deres opdaterings-strøm, f.eks. ud fra områder eller tags.
Mange medarbejdere i IBM starter deres morgen med at checke deres opdaterings-strøm: Hvad er der er sket siden jeg sidst var på arbejde. I en global organisation med omkring 400.000 medarbejdere er det typisk sådan, at ens virksomheds-venner arbejder, når man selv har fri eller sover. Og nyhederne når ofte hurtigere ud via status-opdateringer – end ad de sædvanlige nyhedskanaler, som der også findes på intranettet.
Social Computing Guidelines
Som sagt er IBM ikke bange for de sociale medier – tværtimod. Medarbejderne er frit stillet i forhold til at bruge de eksterne sociale medier også. Faktisk kan interne statusopdateringer meget nemt lægges ud eksternt også (til LinkedIn, Twitter eller Facebook).
IBM har defineret et sæt Social Computing Guidelines - som gælder både eksternt og internt. Kort sagt siger de, at du må gøre hvad du vil, hvis du bruger din sunde fornuft. Du kommunikerer som person – og ikke som IBM. Og du skal kommunikere, så du selv kan stå til ansvar for det du siger.
Belønningssystemet fremmer videndeling og samarbejde
I IBM måler man medarbejderne på deres resultater, og det er i vid udstrækning medarbejderne selv, der bestemmer, hvordan de vil bruge deres tid. Bruger en medarbejder 5 minutter på at dele en erfaring med andre, er det ikke noget som umiddelbart belønnes. Men når man bidrager til netværket – får man også mulighed for at trække på det, når man har behovet. Og det er der mange fordele ved. Information og viden flyver meget hurtigere – og lidt mere uforpligtende. Man lærer hurtigere – får hjælp når det er nødvendigt – man løser sine opgaver hurtigere og bedre.
Så konklusionen må være: Social Business er mere effektiv – end traditionel Business – hvis ledelsen og organisationen er gearet til det.
Godt nyt om intranettet
29. oktober 2010 af Bent Schou
I oktober måned 2010 har VidenDanmark spurgt nyhedsbrevslæsere og hjemmesidebesøgende om deres syn på intranettet – med spørgsmålet: Hvad er intranettets primære funktion i din virksomhed/organisation?
Du kan se svarfordelingen i boksen til højre.
Topscoreren er – som mange sikkert ville forvente – “ledelses- og praktisk information” (34 pct).
Men den gode nyhed er, at ”videndeling på tværs” og “portal til viden og værktøjer” sammenlagt når betydelig højere op (54 pct). Så det ser da ud til, at intranettet efterhånden får en reel betydning i forhold til at understøtte processerne og medarbejdernes arbejde – med både viden og værktøjer.
Det er tales meget om rundt omkring i virksomhederne – at bruge intranettet som redskab for samarbejde – er vi dog tilsyneladende ikke nået så langt med.
Men alt andet lige – det ser da ud til, at intranettet har det godt – hvis vi tager videndelingsbrillerne på, ikke?
__________
(I øvrigt – hvis du har et godt spørgsmål inden for området innovation, videndeling og læring, du gerne vil have svar på via vores nyhedsbrev og hjemmeside, så send det til VidenDanmark (videndanmark@videndanmark.dk) – så ser vi på positivt det)
Er intranettet en død sild?
6. november 2009 af Charlotte Winther
Er vi der render runder og udbreder os om intranettets fortræffeligheder og utrolige muligheder bare en flok jubelidioter – eller er vi bare utrolig dårlige til at få vores budskaber igennem?
At være intranetansvarlig er øretævernes holdeplads. Alle har en mening om intranettet, men det prioriteres ofte lavt af den øverste ledelse, og det kan derfor være vanskeligt at skaffe tilstrækkelige midler til et ordentligt intranet. Der er ligeledes begrænsede karrieremuligheder for intranetansvarlige.
Jeg vil vove den påstand, at det er værre at have et dårligt intranet end intet intranet. Derfor, hvis det ikke prioriteres højt, så drop det. Og hvorfor nu det? Jo, fordi hvis intranettet ikke er forretningskritisk, så har det ingen værdi. Intranettet skaber kun værdi, hvis det bruges til at løse konkrete forretningsproblemer. Det giver ikke værdi i sig selv at publicere indhold eller introducere nye, smarte features.
Men hvordan sikres det, at intranettet er forretningskritisk? En af mine foretrukne intranetguruer, James Robertson siger, at gode intranets skal fokusere på følgende hovedformål:
- Indhold
- Kommunikation
- Samarbejde
- Aktivitet
En af mine andre intranetguruer, Martin White mener ikke, at intranettet har nogen fremtid, medmindre vi sadler kraftigt om. For at have en fremtid bør intranettet være:
- Open-door
- Task-based
- Team-oriented
- People-focused
- Real-time
- Location-independant
Denne tilgang er baseret på en analyse udviklet af Jane McConnell fra NetStrategy/JMC.
Jeg er meget enig med disse intraneteksperter. Hvis intranettet ikke er en integreret del af ens daglige arbejde og en nødvendig del af centrale arbejdsprocesser, så vil intranettet fortsætte med at have karakter af noget der ligner en fritidsbeskæftigelse for jubelidioter. Og netop derfor er det så vigtigt, at intranetansvarlige opererer inden for et felt, der går på tværs af finans, HR, kommunikation og IT, og er tæt koblet sammen med forretningens kerneydelser. Hvordan ville din hverdag se ud uden noget intranet?
Enterprise 2.0 på fremmarch
21. august 2009 af Charlotte Winther
Ifølge AIIM (Association for Information and Image Management, også kendt som “the enterprise content management – ECM – association”) er der sket en markant stigning i forståelsen af, hvordan Web 2.0 teknologier såsom wikis, blogs, diskussionsfora og sociale netværk kan bruges til at forbedre samarbejde og videndeling i forretningssammenhæng.
En nylig undersøgelse viser, at en fjerdedel af de adspurgte virksomheder er i gang med at implementere Enterprise 2.0 værktøjer i hele deres organisation. Dette er en fordobling i ft starten af 2008, hvor det kun var 12% af virksomhederne. Kun 17% af virksomhederne indrømmer ikke at kende noget til Enterprise 2.0 teknologier, imod 40% i starten af 2008. Derimod mener 50% af videnmedarbejderne i dag, at Enterprise 2.0 er vigtig eller meget vigtig for deres forretningsmål og succes.
Dette er jo en markant udvikling. Enterprise 2.0 kan således ikke længere siges at være for de indviede, det er lige så stille ved at være noget, der bare skal på plads. Tendensen er tydelig. På en international intranetkonference i Amsterdam i maj diskuterede man således ikke, hvorvidt man skulle bruge de sociale medier, men udelukkende hvordan. Eneste nedslående nyhed er, at 71% af de adspurgte mener, at det fortsat er lettere at lokalisere ”viden” på internettet frem for de virksomhedsinterne systemer.
Måske er vi endelig ved at få nogle systemer, der understøtter den menneskelige adfærd, således at vi som brugere ikke længere i nær så høj grad skal tilpasse os systemerne. Og så skulle det gerne efterhånden bliver nemmere at lokalisere den virksomhedsinterne viden.
Omvendt kan vi konstatere, at virksomhederne endnu engang halser efter udviklingen. Web 2.0 fungerer fortræffeligt i privatsfæren, hvor den kan blomstre vildt og frodigt, og hvor kun fantasien sætter begrænsninger. I virksomhedsintern sammenhæng bliver det – pga af en lang række hensyn – en nogen mere tandløs affære.
Kan Enterprise 2.0 overhovedet fungere efter hensigten? Jeg mener klart ja. Virksomheder er (som så meget andet her i livet) i bund og grund noget rod – og alverdens systemer kan ikke ændre på denne realitet. Med Enterprise 2.0 bevæger vi os i retning af nogle systemer, der kan understøtte den grundlæggende menneskelige virkelighed.
Intranettet blomstrer – eller gør det?
25. september 2008 af Bent Schou
Efteråret (2008) byder på en sand overflod af arrangementer om intranet, om Sharepoint 2007, om Intranet 2.0 mm. Overflod er et stærkt ord, men sammenlignet med, hvad der plejer at være, ser det næsten ud som en tsunami.
VidenDanmark har registreret følgende i vores kalender:
-
29.9. Sharepoint 2007 – bag firewall’en, arrangeret af Intra2
-
21.10. Intranet 2.0 – grib de nye muligheder og styr uden om faldgruberne, arrangeret af Kommunikationsforum
-
29.10. Sharepoint MOSS 2007, arrangeret af Intrateam
-
30.10. Intranet Front Edge 2008, arrangeret af VidenDanmark, i samarbejde med Intra2
-
18.-19.11. Intranettets potentiale anno 2008, arrangeret af Confex.
Og der er sikkert flere, for ikke at tale om de udenlandske. Bl.a. arrangerer Ark Group en årlig konference i London den 19.-20.11.: 2nd annual Delivering a user-centred intranet through superior design and usability.
Man kan jo ikke lade være med at tænke – om det er intranettet, der er så interessant lige nu – (og det er der jo nok noget om) – eller om det er udbyderne, der har defineret et meget givtigt område. I så tilfælde er der nok ingen tvivl om, at alle disse mange arrangementer vil få svært ved at samle det fornødne antal deltagere.
Også i VidenDanmark følger vi med stor interesse intranettets udvikling, først og fremmest som platform for samarbejde og videndeling i virksomheder og organisationer. For os at se, er der ingen tvivl om, at den stigende interesse for gode intranet afspejler et behov for øget videndeling, bedre intern kommunikation, øget samarbejde mv. i virksomhederne. Det er spændende at se, hvordan intranettet gradvis indoptager de nye sociale teknologier (web 2.0), og det bliver endnu mere spændende at se, hvor brugerne vælger at lægge deres primære aktivitet – om det bliver på internettet eller på intranettet. Og om Intranettet kan kopiere noget af den hype, der har været omkring internettet de senere år.
Det er også spændende at se, om Sharepoint (MOSS 2007), som kører frem på det danske marked som et højhastighedstog, vil blive den dominerende intranetplatform, som noget tyder på.
De mange arrangementer i efteråret i Danmark har mange lighedstræk. Mest slående er det, at Mads Richard Møller optræder på næsten alle seminarerne. Mads er ubestridt Danmarks førende intranet-ekspert. Han skrev bogen Behind the Firewall i 2002. Og har netop udgivet en spændende rapport: Intranet anno 2008.
Jeg synes – og det skal jeg jo, som ansvarlig for VidenDanmark – at VidenDanmarks arrangement skiller dig lidt ud fra de øvrige. VidenDanmark forsøger at gøre seminarerne mere nærværende ved at anvende socialt software - før, under og efter seminaret. Nogle dage inden seminaret inviteres du ind i et internet-community, hvor der er mulighed for at møde de øvrige seminardeltagere, debattere dem og oplægholderne samt få adgang til den fælles viden i en wiki. Som noget helt nyt laver vi også korte videoklip af de enkelte oplæg – det giver en helt enestående, komprimeret dokumentation. Vi har gjort det på denne måde ved vores seminarer hele året – og deltagerne har været meget begejstrede.
Endelig skal det da også nævnes, at prisen for en seminardag hos VidenDanmark er knap 1500 kr. plus moms, mens de øvrige arrangementer tager fra 3.500 til 5.000 kr. for en seminardag. Og det handler ikke om forskel i seminarets kvalitet, det kan jeg garantere.
Jeg ser frem til at vi mødes, til et af efterårets intranet-arrangementer. Jeg skal selv deltage i et par stykker af dem.
VIDENDELING TILSAT STRØM
24. april 2008 af Jeppe Vilstrup Hansgaard
I slutningen af 90’erne hævdede mange IT-eksperter, de kunne løse virksomhedernes vidende-lingsproblemer ved at indføre IT-løsninger. I stedet skabte de snarere et endnu større problem ved i separate forretningsområder, land for land at introducere lokale videndelingssystemer og processer. Problemet voksede i en periode præget af globalisering, opkøb, fusioner mv. Resultatet ses i dag, hvor virksomhederne ofte har uoverskuelige problemer med at holde styr på deres viden. F.eks. har jeg flere gange set forretningsområder på ned til 3-400 mand med mere end 30 overlappende og ikke-standardiserede videndatabaser. Mere kaos end forbedring. IT i forbindelse med videndeling er derfor med god grund for mange blevet en yndlingsaversion!
SharePoint som eksempel
Jeg vover alligevel pelsen. Videndeling tilsat strøm giver i dag rigtigt god mening. Softwareværktøjerne er modnet markant. De nyeste versioner kobler samarbejds-, dokumenthåndterings og kommunikationsværktøjer i et hidtil uset omfang. Introduceret konsekvent og rigtigt til virksomheden kan de øge videndelingen markant. I globale virksomheder er de som standardiserende værktøjer uundværlige.
Som eksempel vil jeg ved hjælp af en ikke udtømmende liste af eksempler illustrere, hvordan de måltal for videndeling, jeg beskrev i VidenDanmarks nyhedsbrev af 28.3.2008, kan forbedres ved hjælp af MS SharePoint:
Omfang: Kan øges ved at introducere samarbejdsværktøjer, som team sites, project sites, wiki’er og blogs. Et vigtigt aspekt er dog at huske at skabe en struktur for anvendelsen af værktøjerne, så de altid giver adgang til relevant viden
Frekvens: Kan forbedres ved hjælp af RSS-feeds. Her kan medarbejderne via ”abonne-menter” styre, hvornår de gerne vil opdateres omkring ny information indenfor et specifikt videnområde
Flow: Dokumenthåndterings- og videnflows i virksomheden kan forbedres ved at anvende Enterprise Content Management-funktionalitet og de såkaldte workflows, der etablerer rammerne for arbejdsprocesserne
Tilbøjelighed: Øges bl.a. ved en opsætning af My Site og brug af wiki’er så eksponering af ny viden og information sikres med det samme, den er tilgængelig. Medarbejderne bliver mere tilbøjelig til at give sit besyv med. Eksponeringen medføre anerkendelse, som driver medarbejdernes involvering
Tilgængelighed: Øges ved etablering af ét fælles videndomæne. Slut med C-drev, afdelingsdrev osv. Business Intelligence funktionaliteter samler og analyserer relevante data, som så bliver præsenteret for den enkelte bruger
Synlighed: Ved at etablere en fast ensartet struktur for kompetencer og erfaringer i My Site synliggøres disse for organisationen; ligesom de bliver søgbare. Tilsvarende kan kerneressourcers viden, ideer og holdninger gøres synlige ved hjælp af blogs og wiki’er
Det lyder måske nemt…
Tag organisationen i ed
Mine erfaringer siger, at det ikke bliver en succes uden en stor forandringsledelsesindsats. Nøgleordene i forhold til at realisere forbedringerne er konsekvens, struktur og kultur. Selvom der nu kan sættes strøm til næsten alle aspekter af videndelingen, så handler det stadig om mennesker. Man skal skabe den ledelsesmæssige opbakning, den rigtige struktur, de rigtige roller, og den fornødne kultur omkring anvendelsen af teknologien. Ellers lykkedes man ligeså lidt med den teknologiunderstøttede videndeling, som man gjorde i 90’erne.
Jeppe Vilstrup Hansgaard er Partner i Innovisor.
Intranet og videndeling
22. maj 2007 af Bent Schou
VidenDanmark spurgte vores nyhedsbrevslæsere i perioden 9.3. – 23.3.2007 om deres opfattelse af anvendelsen af intranettet til videndeling i deres virksomhed.
Spørgsmålet lød således:
Er intranettet et vigtigt værktøj til videndeling i din virksomhed?
Svarfordelingen var således:
-
ja, rigtig godt: 12,5 pct.
-
ja, men kan blive meget bedre: 43.8 pct.
-
ja, nogenlunde 12,5 pct.
-
Nej, 31,3 pct.
I alt havde 16 svaret på spørgsmålet.
Det er jo ikke mange, der synes deres intranet er rigtig godt til videndeling, og der er ingen tvivl om, at der virkelig er et potentiale for forbedringer. Intranettet har jo flere funktioner, hvoraf en af de vigtigste nok er nyhedsformidling. Men det er jo oplagt, at intranettet kunne fungere som et vigtigt redskab for bedre videndeling i en organisation.
VidenDanmark vil tage initiativ til en minikonference, hvor vi sætter dette på dagsordenen.
Vi er meget interesset i at høre din mening. F.eks. om hvem der gør det godt på dette område, hvem du gerne vil høre mm.
Posts
Nye kommentarer