Informationsspecialist i vidensamfundet
26. januar 2012 af Bent Schou
Der var engang, hvor der var lidt mere styr på data, information og viden, end der er i dag. Underligt nok når vi nu netop bryster os af at leve i et informations-/vidensamfund.
Dengang – og det er ikke længe siden – var viden især forbeholdt de højtuddannede og var et højt estimeret arbejdsområde for videninstitutioner (forskning og uddannelse).
Dengang fik vi vores viden og kompetencer i uddannelsessystemet – og så var arbejdslivet og karrieren efterfølgende lagt nogenlunde fast.
Dengang vidste vi, at skulle vi finde information og søge viden, så kunne vi henvende os til et bibliotek, hvor venlige bibliotekarer stod til rådigned, hvis vi ikke selv kunne finde rundt i kartotekerne.
I dag… ja … vi ved det jo alle, er viden for alle, vi deltager alle og forventes at deltage i anvendelse, deling og udvikling af information/viden.
I dag skal vi lære gennem hele livet – og hænger vi fast i et job for længe, ja så er der noget galt med vores evne til at tilpasse og udvikle os.
I dag er vi rigtig mange, der er blevet til informations- eller videnarbejdere. Vi finder (helst) selv information og viden – først og fremmest på internettet.
Hvad skal en bibliotekar/informationsspecialist så lave ? Er der stadig brug for folk, der er specialister i informationshåndtering (-arkivering, -strukturering, -søgning, -validering mmm.)? Joh…. Er der brug for informationsspecialister til at sikre, at dokumentation og arkivering opfylder de formelle krav – fra myndigheder og kunder? Jah …. Er der er brug for informationsspecialister til at opbygge videnbanker, til at sikre gode intranet, mv.? Helt sikkert!
Vi ser mange både private og offentlige virksomheder tage informationsspecialister (bibliotekarer) ind, fordi man har brug for at få bedre styr på information og viden. For selv om vi alle i princippet kan, er det nok tvivlsomt hvor godt og effektivt vi gør det. Når vi spilder tid på at lede efter viden eller glemmer at lægge dokumenter de rigtige steder, giver vi ofte systemerne skylden. Men måske skulle vi starte med os selv. Er vi nu også gode nok?
Man kunne mene – og med rette tror jeg – at der bliver stadig mere brug for specialister i informationshåndtering, fordi information og viden bliver en mere og mere kritisk konkurrenceparameter for os alle – både i privaten og i arbejdslivet. Og for virksomheder og organisationer.
Derfor vil vi nu i VidenDanmark sætte fokus på informationsspecialistens rolle. Vi starter en ny videngruppe med titlen 360° Informationsspecialist. Titlen antyder, at vi skal hele vejen rundt om informationsspecialistens arbejdsopgaver og udfordringer: Hvad er de daglige udfordringer? Hvordan ser vi os selv i forhold til den organisation, vi er en del af og bliver i stand til at aflæse de interne kunders ønsker og behov? Hvordan kan vi dokumentere vores værdi og berettigelse? Hvordan sikrer vi kvalitet i vores arbejde? Hvilke værktøjer og systemer er til rådighed? Hvordan sætter vi mål og strategi for vores arbejde? Og meget mere.
Allerede nu kan vi mærke, at der er rigtig stor interesse for en sådan videngruppe, hvor man kan få delt viden og erfaringer, og hvor man kan få ny inspiration og nye idéer til, hvordan man takler dagligdagens udfordringer.
Første møde i gruppen er åbent for alle, og gratis. Det afholdes den 29.2. kl. 13-16 på Østerbro i København.
Kom og vær med, hvis du gerne vil udvikle dig, som informationsspecialist.
Fra ESDH til digitalisering. Anmeldelse.
8. juni 2011 af Bent Schou
Devoteam har udgivet en spændende rapport, som har mere på hjerte end den lidt tørre undertitel siger: ESDH-rapporten 2011.
Den fulde titel er: Vejen videre fra ESDH – Digital sagsbehandling i perspektiv. (Hent konklusionsafsnit gratis). I følge rapporten ligger Danmark internationalt i førerfeltet når det gælder digital sagsbehandling i den offentlige sektor – sammen med de øvrige nordiske lande og Holland.
Alligevel er gevinsterne delvis udeblevet. Årsagerne er – i følge rapporten – flere: 1) Fokus har overvejende været på systemet – i stedet for på processerne og understøttelse af arbejdsgange. 2) Leverandørerne har ikke gjort deres arbejde godt nok, bl.a. har der været lovet for meget, og aftaler og forventninger har ikke kunne indfries. 3) FESD (Fællesoffentlig elektronisk sags- og dokumenthåndtering) har ikke givet de optimale rammer for digitaliseringen. 4) Utilstrækkelig ledelsesindsats har bl.a. givet problemer med implementering og uensartetet anvendelse.
Devoteam har interviewet 38 offentlige myndigheder i forbindelse med arbejdet med rapporten. Og heraf uddrages gode erfaringer om, hvordan man får succes med digitalisering/ESDH. Her er noget, som alle med interesse i og ansvar for ESDH og digitalisering af arbejdsgange bør tage ved lære af.
Set med VidenDanmark-briller er rapportens perspektiv-afsnit: Fremtiden for ESDH det mest spændende. Det er her budskabet: Fra ESDH til digitalisering kommer markant til udtryk. Lad os kort gengive hovedbudskaberne her:
- Arbejdet med sager og dokumenter skal være integreret i den digitale arbejdsproces.
- Sagsoprettelsen skal ske automatisk.
- Myndighedens viden skal være let tilgængelig for både medarbejdere og ledelse.
- It skal understøtte sammenhængende og tværgående arbejdsprocesser.
- Borgere og virksomheder skal kunne betjene sig selv.
- Opgaver skal let kunne flyttes mellem myndigheder.
Devoteam gør en dyd ud af at beskrive systemmæssigeløsninger, der kan understøtte en udvikling i denne retning. Specielt interessant forekommer opdelingen mellem forskellige typer af offentlige myndigheder: Projektfabrik, sagsfabrik og kommuner, som har brug for det hele.
Rapporten sætter efter min mening den helt rigtige dagsorden – som er et skift i fokus fra system til arbejdsproces. Dokumentbehandling og videndeling skal være en integreret del af arbejdsprocesserne og ikke ekstra arbejde. Kun på denne måde bliver resultatet godt og effektivt.
Devoteams rapport indeholder også fem temaartikler, som mere konkret sætter spot på temaer, som er aktuelle og relevante. Der er et afsnit, som resumerer, hvad myndighederne selv mener. Sidst indeholder rapporten en gennemgang af 13 ESDH-systemer og deres leverandører. Spændende og måske for nogen, lidt nervepirrende læsning.
Alt i alt har Devoteam præsteret en spændende, fremsynet – og meget konkret anvendelig rapport, som allerede har fået mange kommentarer med i IT-verdenens nyhedsmedier: Computerworld og Version2. Og godt for det. Læsning kan anbefales – ikke kun for ESDH-specialister.
Rapporten er udgivet i maj 2011 og kan købes hos Devoteam. Prisen for rapporten er 1000 kr.
Guld eller værdiløse sten
26. oktober 2010 af Michael Fray
Forleden talte jeg for en gruppe brugere i tre timer om ECM og om hvorfor det er så vigtigt at have en strategi for organisationens informations- og dokumenthåndtering.
Vi lever i en vidensøkonomi, og deltagerne og jeg kunne hurtigt blive enige om, at i vor tid er viden det samme som guld (eller magt).
For at illustrere dette have jeg lånt en håndfuld ”guldklumper” af min 6-årige datter, der med en løftet pegefinger gav mig besked på at jeg højest måtte smide ét stykke væk. Resten skulle hun have igen.
Som illustration på det traditionelle fællesdrev i mange virksomheder, lagde jeg guldstykkerne hist og pist forskellige steder i lokalet. Og så var det at lighederne mellem dokumenter på et fællesdrev og guldstykker for alvor trådte frem. Efter kort tid kunne jeg ikke huske hvor jeg havde lagt de forskellige guldstykker, og jeg havde glemt at holde styr på hvor mange stykker jeg havde med. Jeg havde ikke nogen kontrol over hvem der kiggede på dem, hvem der flyttede dem, hvem der havde dem i hånden og hvem der lavede noget med dem. Hvis de andre havde haft nogle stykker med også, vidste jeg heller ikke hvilke der var mine og hvilke jeg havde ansvaret for.
Jeg vil mene, at de virksomheder der dagligt håndterer og handler med ægte guld, ved præcis hvor meget guld de har, hvem der har adgang til det, hvem der har håndteret det, hvem der har anvendt det til noget osv.. Og hvorfor er det så lige at de fleste virksomheder slet ikke har denne kontrol med deres ”guld” (viden)??
Når vi taler om digitale dokumenter og viden så det selvfølgelig i overført betydning at vi taler om guld. Men ikke desto mindre er det for mange virksomheder netop viden og evnen til at udnytte denne, der er giver konkurrencefordele og nye muligheder for effektivisering.
Hvis bankerne sløsede sådan med kontrollen af deres guld, så kan jeg nemt forestille mig at de ville få det ene og det andet tilsyn på nakken. Men når helt almindelig store og små danske virksomheder sløser med deres viden, så er der ikke nogen der tænker specielt over det. Der skulle oprettes et tæskehold, der kunne tage ud og prygle danske virksomhedsledere og it-chefer når de ikke tager deres videns- og dokumenthåndtering seriøst!
Dokumenter og deres indhold bliver i øvrigt først til viden når disse holdes sammen og bruges i de rette sammenhænge. Så i virkeligheden slæber mange virksomhede rundt på kæmpe bjerge af ubrugelige sten. Det er et problem at mængden af elektroniske informationer og dokumenter stiger voldsomt. Måske det er dig der læse netop dette indlæg, der skulle omdannes virksomhedens sten til guld. – Det kan man da kun blive populær af 
Men om jeg har holdt ord til min datter og kun mistet højst ét stykke ved jeg faktisk ikke. Ved du?
Har du set skriften på væggen?
17. maj 2010 af Peter Malling
Skriften er jo en genial opfindelse. Skriften og de værtøjer, der skal til for at frembringe skrift, gør det muligt at videreformidle mening uden at budskabets afsender og modtager fysisk mødes. Uden skriften ville mening være personbunden. Skriften, frembragt ved et skriveredskab, muliggør begrænset distribution af viden, én til én distribution. Så kom Gutenberg. Bogtrykkunsten revolutionerede måden hvorpå nyheder og budskaber kunne massedistribueres på. Og den revolutionerede samfundet. Uden bøger og den almene skolegang havde det industrielle samfund aldrig kunnet lade sig gøre.
Så kom computeren. I starten som beregningsmaskine og senere som kommunikationsmedium. Da Ray Tomlinson sendte verdens første email mellem to computere, der stod ved siden af hinanden på et skrivebord, var teknologien begrænset til videreformidling af tal og bogstaver. Det var jo fantastisk at man kunne sende et budskab, og det var fremme i løbet af nul-komma-fem. Men grundlæggende var der ingen forskel på at sende et brev og at sende en mail. Et budskab blev fremtænkt af forfatteren, som let ville kunne udtale budskabet, men for at formidle det via email måtte det konverteres til skrift, og ligeledes ved modtagelsen, måtte budskabet via læsning konverteres til talt sprog (selvom det ikke nødvendigvis blev udtalt).
Idag er skriftlig kommunikation kun én ud af mange kommunikationsformer, man kan videreformidle på nettet. Fotos, lyd, video, grafik og alle mulige kombinationer her imellem er mulige. Lydbøger vinder hastigt frem. Stadig oplæst fra skrift af en menneskelig skuespiller, men inden længe vil talesyntese have nået et tilstrækkelig højt kvalitetsniveau til, at oplæsningen er automatiseret.
Imidlertid foregår megen kommunikation – denne tekst inklusive – på den gammeldags måde, hvor afsenderen konverterer meningen til skrift, der formidles til modtageren, som så konverterer budskabet tilbage til mening. Men hvorfor egentlig? Hvorfor har jeg ikke blot indtalt dette blogindlæg som en webcast, således at du kunne have hørt det med min egen stemme? Eller som et videocast? Det skyldes nok til dels konservatisme, dels stadige teknologiske begrænsninger, dels at jeg er opforstret til at “skrive-tænke”, således at jeg er vant til, at når noget vigtigt skal formidles, skal det ned på skrift.
Vi står i et vadested, hvor vi går fra en verden, hvor det er nødvendigt at anvende skrift til at videreformidle et budskab til mange mennesker på en billig og enkel måde, til en ny virkelighed, hvor skriften blot bliver én blandt mange medier, hvormed vi kan formidle vores budskab. Skriften er specielt velegent til nogle funktioner – såsom at disponere og strukturere – mens det talte sprog måske er mere velegnet til andre funktioner, såsom at videreformidle en sammenhængende fortælling. Martin Tychsen viser i såkaldte “upcasts” (f.eks. i dette indlæg om at give viden gratis væk), hvorledes skreven tekst og optaget interview kan blandes og supplere hinanden, hvilket i sidste ende giver læseren en rigere, mere interessant og alsidig oplevelse. Dette er et ganske simpelt eksempel, men det er et fingerpej om, hvordan skriftens diktatur langsomt vil blive afløst af en mangfoldighed, hvor skriften kun anvendes dér, hvor det er den mest velegnede medieform.
Enterprise Search
- nej hvorfor dog det.
Vi spørger bare hinanden?
17. september 2009 af Bent Schou
Vores digitale information er ikke alfafgørende for, at vi kan dele viden med hinanden. Helt sikkert. Vores hukommelse og netværksrelationer er en god hjælp, når vi skal finde information, viden, dokumenter mm.
Men der er en grænse for, hvad vi kan huske. Og selv om vores netværk er stort og imødekommende er det oftest hurtigere, hvis vi selv – med digitale redskaber – i mange tilfælde – kan finde den information vi søger.
“Fuck Google – Ask me” står der på een af mine t-shirts. En god pointe om at vi skal huske at trække på netværket – på hinanden, når vi søger viden.
Men det er vel et faktum, at vi i alle henseender bliver stadig mere sammenvoksede med den digitale information. Alt findes i vores systemer – eller på internettet. Når vi skal søge på nettet er de fleste ikke i tvivl – vi bruger netop Google. Men hvad når vi skal søge i vores egne interne digitale infomationssystemer. Har vi her veludvilkede søgesystemer, der nemt og effektivt kan fremfinde information – på tværs af de oftest mange systemer og databaser, vi har? Med andre ord: Har vi en god enterprise search – løsning?
Tilsyneladende slet ikke – hvis vi skal tro de 14, der har svaret på VidenDanmarks spørgsmål om Enterprise Search.
VidenDanmark spurgte i perioden fra 21.8. til 17.9.2009: Hvordan søger i digital information i din virksomhed?
Svarene fordelte sig således:
Vi har en god struktur, som gør det let at finde den information vi søger. : 0%
Vi har gode søgefaciliteter. : 14.3%
Vi leder i forskellige systemer, og finder som regel det vi søger. : 21.4%
Vi spørger kollegaer som ved noget, og som ved hvor informationen er. : 35.7%
Vi får hjælp fra en særlig informations- eller biblioteksfunktion. : 14.3%
Vi har opgivet – men finder ud af det alligevel.: 14.3%
En klar førsteplads til – at vi spørger kollegaerne, når vi søger information. Positivt – måske! Men også lidt overraskende synes jeg. I de fleste større virksomheder forekommer dette helt utilstrækkeligt.
Konklusionen er altså med en lettere omskrivning af sentensen fra min t-shirt: Fuck Enterprise Search – ask your college”.
Hvad er problemet med Enterprise Search - løsninger? Er de overflødige? Er de for dyre? For vanskelige at implementere? For krævende at vedligeholde og løbende optimere? Eller hvad?
Husk også, at VidenDanmark sætter fokus på Enterprise Search med et seminar den 8.10. Læs mere her.
Information Management eller videndeling?
19. maj 2009 af Bent Schou
I perioden fra den 24. april til den 19. maj 2009 spurgte vi VidenDanmarks nyhedsbrevslæsere, hvordan deres organisation håndterer Informations Management.
Anledningen er bl.a., at VidenDanmark den 2.6. afholder seminar om elektronisk
dokumenthåndtering og styring af den forretningskritiske information.
VidenDanmark arbejder sammen med Tine Weirsøe fra Scandinavian Information Audit - og Tine vil bl.a. optræde på seminaret den 2. juni. Tine sondrer mellem Records Management, Document Management og Knowledge Management. Denne sondring har givet anledning til svarmulighederne i følgende spørgsmål: Hvordan arbejder I med Information Management i jeres organisation?
Svarmulighederne og -fordelingen ser således ud (i alt har 26 svaret):
-
Vi har nøje defineret hvad der er kritisk information ud fra forretningsbehov og lovgivningsmæssige krav. (69 %)
-
Vi sørger for at den relevante information for vores opgaver og processer er valid, gemt og tilgængelig. (4 %)
-
Vi tilstræber, at alle medarbejdere har nem adgang til al information og viden på tværs i organisationen. (12 %)
-
Vi har ikke defineret det så nøje. (15 %)
Svarene er overbevisende – næsten 2/3 angiver, hvad der kan tolkes som en Records Management tilgang til information og viden.
Måske lidt overraskende – når den tredje svarmulighed – Knowledge Management tilgangen – virker så ligetil og tiltrækkende.
Men måske er det situationen i danske virksomheder og organisationer. Hvad tror du?
Viden og dokumentation i en krisetid
5. februar 2009 af Tine Weirsøe
Virksomheder og organisationer er i gang med at tilpasse deres omkostninger til en periode med lavkonjunktur og recession og mange skærer ned i medarbejderstaben, lukker og udskyder projekter. Projekter for viden og dokumentation er i skudlinien og det gælder også de tilhørende kompetencer og videnmedarbejdere.
Krisens budskab til alle der arbejder med viden må derfor være, at det er nu, de skal dokumentere deres værdi. Og hvis det ikke er for sent er det sidste udkald for at få nytteværdien synliggjort og dokumenteret i strategierne og på bundlinien.
I Scandinavian Information Audit har vi erfaret, at vores kunder ikke mere taler om Corporate Governance, SOx og EuroSox for det skal der være styr på nu er mange års fokusering på compliance. Derimod hører vi meget om strømligning af videns- og dokumentationsprocesserne og ikke mindst af ESDH-systemerne. Compliance er selvfølgelig en del af det. De bredt definerede ESDH-systemer eller knopskudte portaler, hvor alt ukritisk opsamles og bevares løser hverken dokumentationskravene eller behovet for videndeling. Vores kunder forlanger operationelle og økonomiske løsninger på konkrete problemer.
Vores primære ramme er stadig de internationale standarder for records management i ISO 15489-familien. Vi har for år tilbage introduceret begrebet forretningskritisk dokumentation og viden og vi oplever nu, at mange har taget det til sig. Records management har flyttet sig fra at være forbundet med passiv arkivering til at være holistisk og omfatte hele livscyklus af dokumentation og viden. Og mange virksomheder arbejder i dag efter principperne i ISO 15489. Hvilke virksomheder der klarer sig bedst på lang sigt må tiden vise.
Krisen medfører også noget positivt. Og den positive nyhed er, at omorganiseringer, ændringer af arbejdsgange og systemer møder mindre modstand end normalt. Change management er simpelthen blevet lettere. ”Management by fear” er ikke godt, men hvorfor ikke udnytte situationen til at få strømlinet systemerne og implementeret de politikker og procedurer for records management, der mange steder ligger og venter i skuffen?
Viden skal skabe den nye vækst som på et tidspunkt vil gøre en ende på krisen. Der er derfor behov for at nytænke strategierne og fokusere de langsigtede mål på innovation og de kortsigtede mål på det operationelle. Et budskab til ledelsen er derfor at videnmedarbejdere dårligt kan undværes.
Og til sidst en opfordring til alle videnmedarbejdere om at komme i arbejdstøjet, fokusere på besparelser, nytteværdi, quick-wins og det operationelle. Og til jer, der er blevet ofre for sparekniven, vil jeg sige, at I skal fatte mod for der bliver brug for jer igen.
Windows Stifinder
– et velfungerende videnhåndteringssystem
4. september 2008 af Thomas Elfing Johansen
Viden er en vigtig ressource i enhver organisation uanset størrelse eller branche. I takt med at videnproduktionen stiger bliver håndtering af viden en stadigt mere væsentlig og relevant opgave. Men inden virksomheden planlægger at investere store summer i et videnhåndterings-værktøj, bør det kraftigt overvejes hvad og hvor stort et behov der reelt er tale om – en øvelse enhver nyanskaffelse selvfølgelig kræver. Dette gør sig især gældende for mindre virksomheder, hvor midlerne og behovet ikke altid rækker til en stor forkromet løsning.
Gennem en tidligere ansættelse hos en mindre virksomhed med seks ansatte var jeg ansat til at etablere en politik for, samt anbefale et system til dokumenthåndtering. I den forbindelse blev jeg for alvor klar over de muligheder for videnhåndtering, der er tilgængelige i Windows Stifinder. Inden jeg kommer nærmere ind på mulighederne i Windows Stifinder er det, for god ordens skyld, nødvendigt at understrege, at politikker og procedurer skal være nogenlunde på plads inden man går i gang med systemudvælgelse.
Hvilke muligheder er der så i Windows Stifinder?
• En vigtig funktion i forbindelse med videnhåndtering er muligheden for at tilføje deskriptive data til dokumenter. Windows Stifinder understøtter denne funktion gennem muligheden for at redigere i dokumentegenskaberne.
Alle Office-dokumenter, film, billeder samt musikfiler kan gennem egenskaber tilføjes deskriptive data, kaldet detaljer i Windows Stifinder, såsom annotering, emneord, status for dokumentet m.m. for blot at nævne nogle få af mulighederne. Andre relevante data som f.eks. forfatter, oprettelsesdato samt ændringsdato tilføjes automatisk dokumenterne.
• En anden mulighed ved Windows Stifinder er de sorteringsmuligheder, der er åbne for én. Når man først har defineret hvilke detaljer i egenskaber, som man ønsker at gøre brug af, går man simpelthen skridtet videre og vælger de detaljer, som det skal være muligt at sortere på. Dermed har man nu flere forskellige access points til sine dokumenter.
• Jo flere dokumenter der oprettes, desto mere besværligt kan det blive at genfinde dem igen. Men her skuffer Windows Stifinder heller ikke, da det er muligt at lave fuldtekstsøgninger! Dette kræver blot, at man en gang for alle ”beder” systemet om at indeksere de mapper man gør brug af, da det ellers tager uforholdsmæssigt lang tid at fremsøge relevante dokumenter.
Målet med dette korte indlæg er at gøre opmærksom på en billig, nem og anvendelig løsning på en mindre virksomheds videnhåndterings-problematik.
Mangfoldigheden leve!
1. november 2007 af Bent Schou
Mangfoldighedsledelse er blevet populært - og heldigvis for det. Årsagen til populariteten er sikkert nødvendighed – mangfoldigheden trænger sig på i vores samfund, i lokalområdet, i virksomheden. Andre kulturer, andre kompetencer, andre indfaldsvinkler.
Heldigvis kan vi vende nødvendigheden til udfordring og mulighed. Nu taler vi jo netop om mangfoldighedsledelse som den ledelsesmæssige udfordring i at skabe samarbejde mellem medarbejdere med forskellige kulturelle forudsætninger. Vi taler om diversitet i forhold til f.eks. innovation, således at forskellighed er med til at sikre hurtigere og bedre udvikling af nye produkter og løsninger.
Forskere (fra Harvard Business School) har påvist, at en af gevinsterne ved såkaldt “open innovation” (hvor virksomheder inviterer alle der har lyst og viden ind til løsningen af innovationsopgaver) er, at løsningerne ofte kommer fra helt andre fagligheder, end man normalt benytter sig af. Ved at benytte sig af Open Innovation får en organisation adgang til større mangfoldighed, end man kan mobilisere internt. Det styrker innovationen.
Herhjemme vil CBS og DEA (Danmarks Erhvervsforsker Akademi) udarbejde et Mangfoldighedsmanifest, og holder i den anledning en konference den 13. november, hvor der lægges op til at styrke mangfoldighedsledelse i det danske samfund og i danske virksomheder.
Så mangfoldigheden er sat på dagsordenen, og godt for det. For hvis man lægger mærke til det i dagligdagen, har vi vist alle en tilbøjelighed til at gå efter det ensartede – i stedet for det mangfoldige. Et par eksempler herpå, som jeg er stødt på for nylig, er:
Dokumenternes sejrsmarch! Jeg tror der er hævet over en hver tvivl, at der aldrig er blevet solgt så mange dokumenthåndteringssystemer, som nu. Alle større organisationer med respekt for sig selv, skal have styr på deres dokumenter. Jeg kan ikke lade være med at undre mig, fordi vi samtidig oplever en revolution i kommunikation, i måden hvorpå vi håndrerer information og i de medier vi anvender. Vi skal passe på, at vi ikke vil gøre alt – sms’er, chats, pod-casts, blogs, wikier … til dokumenter. Så risikerer vi at sætte en alvorlig barriere op for de lovende muligheder, der er i de nye kommunikations- og videndelingsformer. Mangfoldigheden leve! – også når det gælder information og viden.
Døden ved powerpoint! Jeg var netop til konference, og oplevede – for gud ved hvilken gang – en stribe powerpoint-præsentationer. Gode og dårlige – men alle oplægsholdere havde valgt at bruge powerpoints. Eller valgt er måske ikke det rigtige ord. Det er faktisk kommet så vidt, at man ikke kan præsentere noget, som der er ikke er slides på. Hvor ville det dog være befriende, hvis vi også her kunne gøre noget andet – blot en gang imellem. Fortælle en historie, vise en lille videofilm, eller … Mangfoldigheden leve! – også når det gælder formidling og præsentation.
Jeg er sikker på, at du også har gode eksempler på, at ensartetheden råder og har taget over. Lad os hjælpes ad med at styrke mangfoldigheden – på alle fronter – og på alle niveauer.
Ikke-viden!
22. marts 2007 af Bent Schou
Det lyder jo lidt underligt, ordet ikke-viden. Hvis man er stødt på ordet før, er det nok i betydningen ”det vi ikke ved”, hvad enten vi er bevidste eller ubevidste om det. Men forleden på VidenDanmarks netværksdag introducerede Rikke Møller fra Dansk Byggeri en ny betydning af ordet ikke-viden. I Rikke Møllers ordvalg er ikke-viden den måde, som mindre virksomheder i byggebranchen og deres medarbejdere opfatter lovtekster, cirkulærer, dokumenter og produktbeskrivelser af alle slags. Det er for dem ikke-viden.
Derimod er viden – for håndværkerne – praktiske anvisninger eller svar på, hvordan man gør tingene, f.eks.”hvor langt skal der være mellem lægterne i en tagkonstruktion?”
Dette er selvfølgelig en stor udfordring, når man som Dansk Byggeri forsøger at formidle viden til de små og mellemstore virksomheder på www.bygviden.dk, som i øvrigt er en overordentlig velfungerende indgang til den formaliserede viden inden for byggeriet. Prøv selv, det er et besøg værd. Men skulle man i praksis imødekomme håndværkernes ønsker, er det jo et helt andet projekt vi taler om, nemlig en meget mere aktiv videnbase, der enkelt og let samler al den praktiske viden efter devisen: Spørg og du vil få svar. Som det fungerer i dag, vil en søgning på bygviden.dk føre til henvisninger til en række relevante dokumenter, hvor man så selv skal finde svaret. Altså: ikke-viden.
Spørgsmålet er, om ikke vi har fat i en af de helt store udfordringer, når vi taler om vidensamfund og videndeling. Udviklingen går i retning af større og større satsninger på formalisering af viden. Vi skriver dokumenter som aldrig før, og der investeres i dokumenthåndteringssystemer i stor stil. Vi tilbringer mere og mere tid foran computeren, læsende og skrivende dokumenter. Når en kollega kommer forbi vores arbejdsplads med en nyhed eller et spørgsmål, bliver der tysset: ”stille, vi arbejder”.
Der er naturligvis mange fordele ved denne formalisering af vores viden, f.eks. at den bliver mere præcis og tilgængelig for os, der gider læse dokumenter. Men der er også klare ulemper ved vores store satsning på den formaliserede viden:
For det første er det oftest en oplagt genvej til viden, at vi spørger en erfaren kollega eller en person i netværket. Er der noget vores hjerner er gode til, så er det overblik og sammenhæng. Her kan vi oftest komme meget hurtigere til relevant viden – end selv den bedste digitale søgemaskine. Det er jo også viden i den praktiske forstand, f.eks. for håndværkerne.
For det andet er der rigtig mange af os mere akademisk skolede videnarbejdere, som er ganske praktisk indstillede. Det vil sige, at vi ikke orker at læse os igennem hundredvis af sider for at finde svaret på et enkelt spørgsmål. Vi vil bare have svaret, og får vi det ikke, tager vi noget der ligner eller prøver vi os frem i stedet for at engagere os i en større dokument- eller tekstgennemgang.
Det betyder to ting, så vidt jeg kan se. Dels at vi skal blive bedre til at bruge hinanden, vores kolleger og vores netværk – som en slags ”vidensøgningsagenter”. Det vil i mange tilfælde speede videnarbejdet betydeligt op – vi kommer hurtigere til det relevante svar. Dels skal vi være meget opmærksomme på de nye teknologier, som i højere grad ”forstår” den viden, som de tidligere blot passivt formidlede. Her tænker jeg på det, som er kaldt den semantiske web, hvor det bliver nemmere at få direkte tilgang til den relevante viden.
Måske er den omfattende formalisering af vores viden i dokumenter blot en fase på vej mod at viden bliver mere tilgængelig i sin praktiske form. Når computerne kan efterligne menneskets evne til at forstå, se helheder og sammenhænge, så bliver det først for alvor spændende. Men indtil da må vi huske at udnytte vores kolleger og vores netværk til at finde genveje til den relevante viden.
Posts
Nye kommentarer