Hvad er målet?

Der bliver brugt en hel del energi på at samle data i store organisationer. På landets sygehuse, for eksempel, skal alle specialer indrapportere data til forskellige databaser. Det er tal, der skal give et overblik over hvordan kvaliteten og kvantiteten er. For medarbejderne kan det dog tit få karakter af en sur pligt. Der går ofte meget lang tid før tallene er analyseret og sendes tilbage til de enkelte sygehuse. Nogen gange opleves det som om man hælder alle de mange data ned i et sort hul. Opfølgningen på tal er også meget forskellig. Men det kan faktisk være rigtig sjovt at måle.

I leanprojekter gør man en dyd ud af at måle på processer. Det er der flere gode grunde til. For det første giver det jo ikke mening at arbejde med forbedringer, hvis ikke man ved, hvad man forbedrer i forhold til. For det andet kan det være et eminent værktøj til at skabe enighed mellem forskellige faggrupper om hvordan verden rent faktisk ser ud. For det tredje, kan det give en indsigt, som gør at man rent faktisk kan ændre tingene og for det fjerde kan man få flere gode dage.

Når man laver en sådan kortlægning, gennemgår man minutiøst, hvad der gøres, hvem der gør det, hvor lang tid det tager og hvor ofte det går som det skal. I en sådan situation opstår der ofte diskussioner om hvordan det egentlig er. Ved en kortlægning af journalskrivning sagde sekretærerne at der rigtig ofte manglede informationer som f.eks. diagnosekode. Så de måtte lægge journalen tilbage til lægen, som så skulle bruge tid på at sætte sig ind i patienten igen og vende tilbage med de manglende oplysninger. Lægerne medgav, at der af og til manglede noget, men mente ikke at det et stort problem. Diskussionen gik frem og tilbage, men man kunne ikke rigtig blive enige om hvor stort problemet var. Den efterfølgende uge talte sekretærerne i al hemmelighed, hvor mange journaler, der skulle skrives og hvor mange af dem, der måtte tilbage til lægerne. På den næste workshop præsenterede de resultatet. Omkring halvdelen af diktaterne manglende det ene eller det andet og måtte en tur tilbage til lægen. Lægerne fik røde ører og var helt på det rene med, at der skulle gøres noget ved problemet.

Jo mere man måler på sine processer, des mere lærer man om hvordan tingene hænger sammen, og den viden vil kunne anvendes til at flytte tingene i den retning man ønsker. Problemet er, at personalet mange steder ikke er vant til selv at tage initiativ til målinger. Det opfattes som noget ledelsen gør. Det har et dårligt ry. Det er besværligt. Det tager lang tid og man synes ikke man får noget ud af det. Det opfattes ofte også som ekstern kontrol. ”De vil have vi måler. Så synes de ikke, vi gør det godt nok!” Sagen er at målinger virker bedst, når det ikke er ledelsens redskab til kontrol, men medarbejdernes værktøj til at komme i den retning de ønsker.

De fleste arbejder på sygehusene, fordi de ønsker at gøre en positiv forskel. De har en god dag, når de gør en forskel for patienterne. Derfor er der sammenhæng mellem, hvad der giver medarbejderne en god dag og hvad der gør afdelingen velfungerende. Måler man på, hvorvidt patienterne får en god behandling, måler man således også på om medarbejderne får en god dag. Eksemplet ovenfor beskriver et sygehus, men er relevant alle steder, hvor folk motiveres af ønsket om at gøre en forskel og faglig stolthed, og det er faktisk de fleste steder. De fleste mennesker har en god dag når de har udrettet noget. En måde at komme i gang på kunne være som følger:

1. Saml medarbejderne og skriv ned hvad der kendetegner en god dag.
2. Find tre ting at måle på som understøtter punkter på listen. Find målepunkter som dækker forskellige aspekter f.eks. humør i afdelingen, hvor meget når man og hvordan er kvaliteten. Overvej, hvad man kan trække ud af systemet. Find måltal som ikke tager for lang tid at samle data til.
3. Mål på de tre måltal i en uge, analyser niveau og sammenhængene. F.eks. i dag gik det rigtig dårligt pga. sygdom. I går gik godt fordi en var mødt tidligt og forberedt dit og dat.
4. Overvej hvad i kan lave om og hold øje med målingerne, for at se om det bliver bedre eller evt. værre.

Lur mig om ikke, man opdager at det er sjovt at måle på sine egne processer, fordi man bliver klogere på sammenhænge, ser resultaterne af de forandringer, man laver, og i sidste ende får en bedre hverdag af det.

Dette indlæg har i en anden version været bragt i “Hovederne på Bloggen“