Er intranettet en død sild?
Er vi der render runder og udbreder os om intranettets fortræffeligheder og utrolige muligheder bare en flok jubelidioter – eller er vi bare utrolig dårlige til at få vores budskaber igennem?
At være intranetansvarlig er øretævernes holdeplads. Alle har en mening om intranettet, men det prioriteres ofte lavt af den øverste ledelse, og det kan derfor være vanskeligt at skaffe tilstrækkelige midler til et ordentligt intranet. Der er ligeledes begrænsede karrieremuligheder for intranetansvarlige.
Jeg vil vove den påstand, at det er værre at have et dårligt intranet end intet intranet. Derfor, hvis det ikke prioriteres højt, så drop det. Og hvorfor nu det? Jo, fordi hvis intranettet ikke er forretningskritisk, så har det ingen værdi. Intranettet skaber kun værdi, hvis det bruges til at løse konkrete forretningsproblemer. Det giver ikke værdi i sig selv at publicere indhold eller introducere nye, smarte features.
Men hvordan sikres det, at intranettet er forretningskritisk? En af mine foretrukne intranetguruer, James Robertson siger, at gode intranets skal fokusere på følgende hovedformål:
- Indhold
- Kommunikation
- Samarbejde
- Aktivitet
En af mine andre intranetguruer, Martin White mener ikke, at intranettet har nogen fremtid, medmindre vi sadler kraftigt om. For at have en fremtid bør intranettet være:
- Open-door
- Task-based
- Team-oriented
- People-focused
- Real-time
- Location-independant
Denne tilgang er baseret på en analyse udviklet af Jane McConnell fra NetStrategy/JMC.
Jeg er meget enig med disse intraneteksperter. Hvis intranettet ikke er en integreret del af ens daglige arbejde og en nødvendig del af centrale arbejdsprocesser, så vil intranettet fortsætte med at have karakter af noget der ligner en fritidsbeskæftigelse for jubelidioter. Og netop derfor er det så vigtigt, at intranetansvarlige opererer inden for et felt, der går på tværs af finans, HR, kommunikation og IT, og er tæt koblet sammen med forretningens kerneydelser. Hvordan ville din hverdag se ud uden noget intranet?
Posts
Jeg er helt enig i flere af Charlottes pointer – at det skal være task-baseret, teamorienteret, foregå i realtid og være lokationsuafhængigt. Men, jeg har også tilføjelser til indlægget og eksperternes tilgange til intranet.
Jeg blev i 1996 ansat i Netscape, som på det tidspunkt var en af pionererne indenfor internet, intranet og extranets. Hos Netscape antog man, at et intranet var et “internt internet”, og at internettet i fremtiden var den platform, hvorpå virksomheder ville drive deres forretning. Alle interne applikationer skulle baseres på webteknologi, så de kunne tilgås via dette intranet. Fordelen er jo, at de blot kræver en browser, at man kan søge efter applikationer og ikke blot indhold og at grænsefladen er universel, dvs. man altid arbejder med et browsergrænsesnit.
Jeg har derfor altid betragtet et intranet som en platform, som har mindst de samme muligheder, som man har på internettet – og har af samme årsag altid set undrende til, når folk talte om intranets som noget ekstra i deres interne it-miljø – en ny applikation. Fokus må jo være, at sikre at alle applikationer kan tilgås via en browser, således at tingene smelter sammen – jf. Netscapes definition. De forretningsæssige fordele ved denne model er store, da brugerne 40 cm fra skærmen kan lave den integration af information, som it-afdelinger har så uhyre svært ved at realisere.
Men for at intranet i dag skal være en succes, kræver det følgende:
* Værdi fra første dag: Internettets success er kendetegnet ved at brugerne oplever en værdi af deres brug. Desværre kan man ikke sige det samme om mange interne it-projekter, herunder intranet. Det er den enkelte bruger, som skal opleve værdien gennem en mere effektiv og forenklet arbejdsdag – fremfor øget kompleksitet. Internettet var jo aldrig blevet en success, hvis det ikke fra første færd havde tilført værdi til brugerne. Man bør stille samme krav til interne it-projekter, hvilket bl.a. betyder, at evnen til at levere på uger fremfor måneder eller år bliver kritisk.
* Begejstring: Internettet har begejstret mange. Når vi begejstres starter vi en positiv spiral, som smitter af på andre. Det samme er muligt for interne it-projekter, herunder intranets.
* Understøtte forandring: Det er ikke nok, at intranettet understøtter forretningen idag! Forretningen ændres jo konstant, og udfordringen er, at intranettet løbende skal følge og understøtte denne udvikling. En af udfordringerne er at “sætte strøm til arbejdsprocesserne”, dvs at understøtte virksomhedens arbejdsgange. Hvis dette skal lykkedes, så siger vores erfaring os, at forretningsbrugerne skal kunne tage ejerskab for processerne. Det betyder, medarbejderne uden it-kundskaber skal kunne definere og justere arbejdsgangene dynamisk, så de løbende udvikles og forbedres.
Organisatorisk betyder det, at der næppe er nogen intranetansvarlig i organisationen – med mindre direktøren ønsker en ny titel. Ansvaret fordeles rundt i organisationen, så det placeres hos dem, der ejer de enkelte forretningsområder og -processer. Naturligvis med et intranet/esdh/lean-kontor til at støtte med uddannelse. Men denne er en supportfunktion, ikke en funktion, der ejer ansvaret. Vi har endda set, at ansvaret for Word-skabeloner flyttes fra en central it-funktion til de enkelte afdelinger, der bruger dem. Ansvaret for skabelonen for salgsbreve skal naturligvis ejes af salgsafdelingen. It-afdelingens ansvar er at stille et intranet til rådighed, så de kan tage dette ansvar – også uden teknisk indsigt.
Jeg er meget enig med Morten, især omkring succes-kriterierne. Jeg tror dog på, at det er nødvendigt med et centralt ansvar for intranettet. Dette ansvar handler om at at sætte rammerne – fx mht governance – drive de strategiske målsætninger, igangsætte og koordinere. Ejerskab til enkeltstående features kan sagtens være lokalt, men noget skal binde det hele sammen. Mit forslag er, at det centrale ejerskab/ansvar hverken skal ligge i IT, Kommunikation eller HR men fx i Kvalitet eller et andet område der er meget tæt på kerneydelserne.