Arkiv for emnet: Microsoft

Into the box?

Jeg tilhører den gruppe medarbejdere som bl.a. har til opgave at få organisationen til at arbejde lidt smartere. Formålet er selvfølgelig at spare tid og penge, men også at sikre en mere smidig organisation, hvor samarbejde & videndeling mellem kolleger og afdelinger også gør arbejdet mere meningsfuldt, innovativt – og ja, også sjovere.

Som videnarbejder og cand.it er min passion at udforske og opbygge IT-baserede samarbejdssystemer, som kan bruges til, at vi kan arbejde smartere – som f.eks. Microsoft jo lover. Jeg har ingen ambition om selv at kode redskaberne og er godt tilfreds med ”out of the box” redskaber, fx. Microsofts Officepakke. Jeg oplever ofte, at den største udfordring for reelt samarbejde via IT ikke ligger så meget i den givne platform, som i organisationskulturen og dens evne til at mestre de digitale redskaber.

Jeg deler viden og erfaringer med andre som har samme mission – og passion. Og oplever at vores egne ambitioner nogle gange kan være den største hæmsko for succes. Vi vil så gerne servere den perfekte og lettilgængelige løsning for vores brugere, men falder nogle gange over vores egne forventninger om at lave state-of–the-art forretningsløsninger fordi ambitionen er for høj – og for kompleks.

De fleste IT-baserede ”vidensarbejdsredskaber” er faktisk forholdsvist komplekse allerede i standardudgaven. Hvad skal man vælge at bruge af funktionalitet? Hvad har man behov for? Og hvor meget kan slutbrugeren reelt rumme? Det er slet ikke så enkelt at implementere ud af boksen. Og os som sidder med i de første projektfaser og skal definere hvordan, hvor meget og hvorfor, ender reelt ofte med at sidde fast i projektdefinitionen. Vi kommer ikke rigtigt ud på banen,  får involveret brugerne og får høstet gevinsterne.

Måske er det ikke altid så meget et spørgsmål om at opsætte den indkøbte løsning helt perfekt fra starten, som at få taget hul på redskabskassen og få etableret en kultur, hvor man naturligt samarbejder. Hvor IT-støtteværktøjet får lov til at være netop dét og kan spille en mere perifer rolle.

Ikke for at fornedre vigtigheden af at skabe god data-disciplin, brugergrænseflader som man kan leve med, sikkerhed og backup osv. Ingen tvivl om at det er afgørende for succes. Men det er faktisk værd at afprøve hvor langt man kan komme med den ”simple” ”ud af boksen-opsætning”. Bruge den banale standardopsætning og funktionalitet som løftestang til at styrke, og måske endda vække det kreative og innovative potentiale i virksomhedens vigtigst aktiv, nemlig medarbejderne.

Microsoft skriver at ”Langt over halvdelen af den information, du anvender i dit daglige arbejde, får du fra dine kolleger og samarbejdspartnere. Derfor er informationsdeling en vigtig disciplin i den moderne virksomhed.” Og de udvikler IT som kan hjælpe, men det er slet ikke nok at investere i redskaberne. Faktisk er IT kun en lille del af den investering, som skal til. Videndeling er en disciplin, en kompetence som skal opøves hos medarbejderne.

Jeg foreslår, at man husker, at IT-redskaberne ikke bare skal bruges til at støtte den eksisterende videndeling, men også kan bruges i træningen af denne disciplin. Når man samarbejder via IT bliver videndelingen pludselig eksplicit, og man er nødt til at aftale spilleregler. Ikke alt kan rummes, men man kan komme langt – og faktisk giver IT mulighed for at man kan samarbejde på tværs af de begrænsninger i tid og rum, vi har som grundvilkår.

Så når man skal styrke videndelingen og samarbejdet i en organisation, så er det værd at overveje om læringen og opbygningen af samarbejdskulturen kan ske i samspil med redskaberne. Man behøver ikke nødvendigvis bruge uanede ressourcer på at skræddersy en ’perfekt’ løsning. Man kan i stedet skabe den ’perfekte’ løsning i fællesskab med brugerne, og som en kollektiv proces medarbejdere imellem.

Måske skal vi ikke altid tænke ud af boksen for at lave de radikale innovative forbedringstiltag? Måske kan man starte med at undersøge, hvor langt organisationen kan komme ved simpelthen at eksperimentere med de muligheder man allerede har købt. Afprøve hvor langt man kan komme ’’inde i boksen’.