Tid til at at droppe interne e-mails
19. januar 2012 af Mikkel Lund Jensen
Hos Exformatics giver vi det røde kort til interne e-mails. Ineffektivitet og tabt viden sparker elektronisk post til hjørne. Sociale medier, mobile enheder samt digitale arbejdsgange og opgaver er afløseren.
Det skal være slut med alenlange e-mailkorrespondancer, et hav af mere eller mindre irrelevante cc-mails og korte påmindelser mv. via den forkætrede kommunikationsform, der alene skal sende bolden videre til en uheldig kollega. Vi har nu besluttet at tage egen medicin – og belønne de medarbejdere, der i løbet af en måned kan holde rent bur, når det gælder sendte, interne mails.
Vi bruger uforholdsmæssig lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, i aktivitetsstrømmen, på chat eller via vores dertil indrettede opgavebegreb. Det vil vi nu gøre op med helt og holdent og dropper e-mails internt. Eksternt er vi nødt til fortsat at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører ad den vej.
Som afløser for interne e-mails skal medarbejderne i virksomheden benytte aktivitetsstrømmen, der kan sammenlignes med statusopdateringer i sociale medier, samt de opgaver, der er knyttet til virksomhedens løsning.Ved at flytte kommunikationen ind i ESDH-systemet sparer medarbejderne tid ved ikke at skulle skifte kontekst fra deres arbejde til e-mailprogrammet og tilbage igen.
Vi skal nu tage vores egen medicin, men vi vil og skal vise, at det kan lade sige gøre at kommunikere på en mere struktureret og målrettet måde. Det er vores erfaring, at alt for mange interne e-mails vakler et sted mellem FYI og deciderede opgaver. I stedet skal vi nu stille krav til medarbejderne om at kommunikere mere effektiv, så modtageren ikke er i tvivl om, hvad der forventes.
Også eksterne e-mails begrænses
De eksterne e-mails kan også begrænses, hvilket for eksempel Landsorganisationen i Danmark (LO) har bevist. De har siden 2009 udvekslet sagsakter direkte fra deres ESDH-system til deres forretningspartnere. Frem for at sende breve eller e-mails fremsendes dokumenter og beskeder direkte fra sagen hos LO til sagen hos LO’s modpart.
Overgangen fra e-mail til digital kommunikation via virksomhedens ESDH, der også fungerer som intranet for virksomhedens medarbejdere og eksterne konsulenter, betyder, at selv korte beskeder, links, artikler og noter gemmes i relevante sammenhænge på fx aktiviteter, personalesager og projekter, så de kan genbruges for eftertiden.
Se i øvrigt TV-avisens indslag om, hvordan Exformatics dropper de interne e-mails.
Mennesket er mediet! Social Business hos IBM
8. december 2011 af Bent Schou
Vi er efterhånden en del, der har fået indtryk af, at IBM er en af de førende virksomheder – når det handler om samarbejde, videndeling og brug af sociale medier. Men er det rigtigt?
Umiddelbart bekræftes indtrykket, når man besøger IBM i Lyngby. Her mødes man med flotte og farvestrålende plakater, hvor ordet Social Business går igen. Men hvad betyder egentlig dette nye smarte ord: Social Business? Kan man kalde IBM en social business? Og hvordan forholder dette nye ord sig til de sociale medier, som alle taler om i dag?
VidenDanmark har talt med en medarbejder hos IBM, for at blive lidt klogere.
Social Business
Hos IBM handler social business først og fremmest om, at man arbejder mere effektivt, fordi man dygtiggør sig hurtigere, man udnytter hinandens viden, og man tager den sociale side af samarbejde og videndeling alvorligt.
Det er ikke teknologien – men mennesket der er mediet. Det er medarbejderne, der laver dokumenter, får ideer, kommunikerer, får erfaringer mv. Og jo bedre vi bliver til at holde os opdateret med, hvad vores kolleger ”har gang i”, jo større bliver vores samlede viden og mulighed for at trække på den.
IBM var meget tidligt ude med teknologisk understøttelse af videndeling. Mange kender Blue Pages – som IBM har haft tilbage fra 90’erne, hvor medarbejdernes kompetencer, viden og erfaringer via teknologi blev gjort tilgængelig for alle medarbejdere i IBM. Det nye i dag er, at medarbejderne også selv løbende kommunikerer om deres viden og erfaringer. IBM har i dag en meget positiv holdning til sociale medier, og bruger dem meget aktivt – både internt og eksternt. Man tillader også medarbejderne at vise den ”anden” side af sig selv.
Wisdom of Crowds / Wisdom of Executives
I dag er det i høj grad muligt for ”græsrødderne” i IBM at påvirke, hvordan man arbejder, og hvad der skal ske i IBM. Medarbejderne deler viden, samarbejder på kryds og tværs, støtter hinanden og deler deres erfaringer. Båndene på tværs mellem medarbejderne i IBM bliver stærke – og respekteres mere og mere hos ledelsen. Hierarkiet skal man selvfølgelig tage alvorligt og forholde sig til – men der er vide rammer for at samarbejde og afprøve idéer på tværs i organisationen.
Ledelsen er blevet betydelig mere lydhør over for medarbejderne i dag, hvilket må tilskrives den styrke, der er i de aktive og dynamiske netværk, som medarbejderne udvikler gennem samarbejde og videndeling.
Connect and share
En væsentlig del af IBM’s intranet, som optager størstedelen af medarbejderens åbnings-skærmbillede har navnet Connect and Share. Det er bygget iIBM’s egen teknologi: IBM Connections. Grundlæggende er intranettet en portal, der kan sammenhætte (personalisere) den information, der er relevant for den enkelte medarbejder. En meget væsentlig del af intranettet er statusopdateringen, som de fleste af os kender fra Facebook eller lignende. Her udvikler og bruger den enkelte IBM-medarbejder sit netværk i organisationen. Man kan blive venner, følge hinanden, fortælle hvad man arbejder med, stille spørgsmål. Og systemet er intelligent, så det foreslår venner ud fra fælles interesser. Også IBM kender til problemet med støj på de sociale medier. Man løser det ved at give medarbejderne mulighed for at filtrere deres opdaterings-strøm, f.eks. ud fra områder eller tags.
Mange medarbejdere i IBM starter deres morgen med at checke deres opdaterings-strøm: Hvad er der er sket siden jeg sidst var på arbejde. I en global organisation med omkring 400.000 medarbejdere er det typisk sådan, at ens virksomheds-venner arbejder, når man selv har fri eller sover. Og nyhederne når ofte hurtigere ud via status-opdateringer – end ad de sædvanlige nyhedskanaler, som der også findes på intranettet.
Social Computing Guidelines
Som sagt er IBM ikke bange for de sociale medier – tværtimod. Medarbejderne er frit stillet i forhold til at bruge de eksterne sociale medier også. Faktisk kan interne statusopdateringer meget nemt lægges ud eksternt også (til LinkedIn, Twitter eller Facebook).
IBM har defineret et sæt Social Computing Guidelines - som gælder både eksternt og internt. Kort sagt siger de, at du må gøre hvad du vil, hvis du bruger din sunde fornuft. Du kommunikerer som person – og ikke som IBM. Og du skal kommunikere, så du selv kan stå til ansvar for det du siger.
Belønningssystemet fremmer videndeling og samarbejde
I IBM måler man medarbejderne på deres resultater, og det er i vid udstrækning medarbejderne selv, der bestemmer, hvordan de vil bruge deres tid. Bruger en medarbejder 5 minutter på at dele en erfaring med andre, er det ikke noget som umiddelbart belønnes. Men når man bidrager til netværket – får man også mulighed for at trække på det, når man har behovet. Og det er der mange fordele ved. Information og viden flyver meget hurtigere – og lidt mere uforpligtende. Man lærer hurtigere – får hjælp når det er nødvendigt – man løser sine opgaver hurtigere og bedre.
Så konklusionen må være: Social Business er mere effektiv – end traditionel Business – hvis ledelsen og organisationen er gearet til det.
Godt nyt om intranettet
29. oktober 2010 af Bent Schou
I oktober måned 2010 har VidenDanmark spurgt nyhedsbrevslæsere og hjemmesidebesøgende om deres syn på intranettet – med spørgsmålet: Hvad er intranettets primære funktion i din virksomhed/organisation?
Du kan se svarfordelingen i boksen til højre.
Topscoreren er – som mange sikkert ville forvente – “ledelses- og praktisk information” (34 pct).
Men den gode nyhed er, at ”videndeling på tværs” og “portal til viden og værktøjer” sammenlagt når betydelig højere op (54 pct). Så det ser da ud til, at intranettet efterhånden får en reel betydning i forhold til at understøtte processerne og medarbejdernes arbejde – med både viden og værktøjer.
Det er tales meget om rundt omkring i virksomhederne – at bruge intranettet som redskab for samarbejde – er vi dog tilsyneladende ikke nået så langt med.
Men alt andet lige – det ser da ud til, at intranettet har det godt – hvis vi tager videndelingsbrillerne på, ikke?
__________
(I øvrigt – hvis du har et godt spørgsmål inden for området innovation, videndeling og læring, du gerne vil have svar på via vores nyhedsbrev og hjemmeside, så send det til VidenDanmark (videndanmark@videndanmark.dk) – så ser vi på positivt det)
Er intranettet en død sild?
6. november 2009 af Charlotte Winther
Er vi der render runder og udbreder os om intranettets fortræffeligheder og utrolige muligheder bare en flok jubelidioter – eller er vi bare utrolig dårlige til at få vores budskaber igennem?
At være intranetansvarlig er øretævernes holdeplads. Alle har en mening om intranettet, men det prioriteres ofte lavt af den øverste ledelse, og det kan derfor være vanskeligt at skaffe tilstrækkelige midler til et ordentligt intranet. Der er ligeledes begrænsede karrieremuligheder for intranetansvarlige.
Jeg vil vove den påstand, at det er værre at have et dårligt intranet end intet intranet. Derfor, hvis det ikke prioriteres højt, så drop det. Og hvorfor nu det? Jo, fordi hvis intranettet ikke er forretningskritisk, så har det ingen værdi. Intranettet skaber kun værdi, hvis det bruges til at løse konkrete forretningsproblemer. Det giver ikke værdi i sig selv at publicere indhold eller introducere nye, smarte features.
Men hvordan sikres det, at intranettet er forretningskritisk? En af mine foretrukne intranetguruer, James Robertson siger, at gode intranets skal fokusere på følgende hovedformål:
- Indhold
- Kommunikation
- Samarbejde
- Aktivitet
En af mine andre intranetguruer, Martin White mener ikke, at intranettet har nogen fremtid, medmindre vi sadler kraftigt om. For at have en fremtid bør intranettet være:
- Open-door
- Task-based
- Team-oriented
- People-focused
- Real-time
- Location-independant
Denne tilgang er baseret på en analyse udviklet af Jane McConnell fra NetStrategy/JMC.
Jeg er meget enig med disse intraneteksperter. Hvis intranettet ikke er en integreret del af ens daglige arbejde og en nødvendig del af centrale arbejdsprocesser, så vil intranettet fortsætte med at have karakter af noget der ligner en fritidsbeskæftigelse for jubelidioter. Og netop derfor er det så vigtigt, at intranetansvarlige opererer inden for et felt, der går på tværs af finans, HR, kommunikation og IT, og er tæt koblet sammen med forretningens kerneydelser. Hvordan ville din hverdag se ud uden noget intranet?
Intranettet blomstrer – eller gør det?
25. september 2008 af Bent Schou
Efteråret (2008) byder på en sand overflod af arrangementer om intranet, om Sharepoint 2007, om Intranet 2.0 mm. Overflod er et stærkt ord, men sammenlignet med, hvad der plejer at være, ser det næsten ud som en tsunami.
VidenDanmark har registreret følgende i vores kalender:
-
29.9. Sharepoint 2007 – bag firewall’en, arrangeret af Intra2
-
21.10. Intranet 2.0 – grib de nye muligheder og styr uden om faldgruberne, arrangeret af Kommunikationsforum
-
29.10. Sharepoint MOSS 2007, arrangeret af Intrateam
-
30.10. Intranet Front Edge 2008, arrangeret af VidenDanmark, i samarbejde med Intra2
-
18.-19.11. Intranettets potentiale anno 2008, arrangeret af Confex.
Og der er sikkert flere, for ikke at tale om de udenlandske. Bl.a. arrangerer Ark Group en årlig konference i London den 19.-20.11.: 2nd annual Delivering a user-centred intranet through superior design and usability.
Man kan jo ikke lade være med at tænke – om det er intranettet, der er så interessant lige nu – (og det er der jo nok noget om) – eller om det er udbyderne, der har defineret et meget givtigt område. I så tilfælde er der nok ingen tvivl om, at alle disse mange arrangementer vil få svært ved at samle det fornødne antal deltagere.
Også i VidenDanmark følger vi med stor interesse intranettets udvikling, først og fremmest som platform for samarbejde og videndeling i virksomheder og organisationer. For os at se, er der ingen tvivl om, at den stigende interesse for gode intranet afspejler et behov for øget videndeling, bedre intern kommunikation, øget samarbejde mv. i virksomhederne. Det er spændende at se, hvordan intranettet gradvis indoptager de nye sociale teknologier (web 2.0), og det bliver endnu mere spændende at se, hvor brugerne vælger at lægge deres primære aktivitet – om det bliver på internettet eller på intranettet. Og om Intranettet kan kopiere noget af den hype, der har været omkring internettet de senere år.
Det er også spændende at se, om Sharepoint (MOSS 2007), som kører frem på det danske marked som et højhastighedstog, vil blive den dominerende intranetplatform, som noget tyder på.
De mange arrangementer i efteråret i Danmark har mange lighedstræk. Mest slående er det, at Mads Richard Møller optræder på næsten alle seminarerne. Mads er ubestridt Danmarks førende intranet-ekspert. Han skrev bogen Behind the Firewall i 2002. Og har netop udgivet en spændende rapport: Intranet anno 2008.
Jeg synes – og det skal jeg jo, som ansvarlig for VidenDanmark – at VidenDanmarks arrangement skiller dig lidt ud fra de øvrige. VidenDanmark forsøger at gøre seminarerne mere nærværende ved at anvende socialt software - før, under og efter seminaret. Nogle dage inden seminaret inviteres du ind i et internet-community, hvor der er mulighed for at møde de øvrige seminardeltagere, debattere dem og oplægholderne samt få adgang til den fælles viden i en wiki. Som noget helt nyt laver vi også korte videoklip af de enkelte oplæg – det giver en helt enestående, komprimeret dokumentation. Vi har gjort det på denne måde ved vores seminarer hele året – og deltagerne har været meget begejstrede.
Endelig skal det da også nævnes, at prisen for en seminardag hos VidenDanmark er knap 1500 kr. plus moms, mens de øvrige arrangementer tager fra 3.500 til 5.000 kr. for en seminardag. Og det handler ikke om forskel i seminarets kvalitet, det kan jeg garantere.
Jeg ser frem til at vi mødes, til et af efterårets intranet-arrangementer. Jeg skal selv deltage i et par stykker af dem.
Intranet og videndeling
22. maj 2007 af Bent Schou
VidenDanmark spurgte vores nyhedsbrevslæsere i perioden 9.3. – 23.3.2007 om deres opfattelse af anvendelsen af intranettet til videndeling i deres virksomhed.
Spørgsmålet lød således:
Er intranettet et vigtigt værktøj til videndeling i din virksomhed?
Svarfordelingen var således:
-
ja, rigtig godt: 12,5 pct.
-
ja, men kan blive meget bedre: 43.8 pct.
-
ja, nogenlunde 12,5 pct.
-
Nej, 31,3 pct.
I alt havde 16 svaret på spørgsmålet.
Det er jo ikke mange, der synes deres intranet er rigtig godt til videndeling, og der er ingen tvivl om, at der virkelig er et potentiale for forbedringer. Intranettet har jo flere funktioner, hvoraf en af de vigtigste nok er nyhedsformidling. Men det er jo oplagt, at intranettet kunne fungere som et vigtigt redskab for bedre videndeling i en organisation.
VidenDanmark vil tage initiativ til en minikonference, hvor vi sætter dette på dagsordenen.
Vi er meget interesset i at høre din mening. F.eks. om hvem der gør det godt på dette område, hvem du gerne vil høre mm.
Posts
Nye kommentarer