Arkiv for emnet: Enterprise 2.0

Emergent samarbejde med wikien

23. juni 2011 af

En wiki er en hjemmeside hvor enhver ved hjælp af en browser kan oprette, vedligeholde og forfatte webdokumenter og websider i samarbejde med andre. En wiki er en moderne teknologi (web 2.0), som muliggør, at mange brugere i fællesskab opbygger indhold/viden. En wiki sætter grupper i stand til at organisere og dele indhold og viden på en organisk og fri måde.

Dette er mormor-definitionen af wikien, som den serveres af Wikipedia. Samme sted kan man læse, at wiki-konceptet blev opfundet af programmøren Ward Cunningham helt tilbage i 1994 – altså kun 3 år efter at Tim Berners-Lee opfandt World Wide Web. Cunningham havde verdens første wiki kørende d. 25. marts 1995, og han døbte den WikiWikiWeb.

Wiki-teknologien ses for alvor udnyttet i Wikipedia, som blev påbegyndt af Larry Sanger og Jimbo Wales den 15. januar 2001. Wikipedia står for mange som indbegrebet af hele den bølge af sociale platforme, som går under begrebet web 2.0. Og netop på Wikipedia ser vi da også den sociale videnopbygning udfolde sig for fulde gardiner i al sin pragt. I midten af 00′erne sad Harvard-professoren Andrew McAfee og funderede over denne nye bølge af web 2.0 værktøjer. Han mente, at det var en døgnflue og havde ikke tiltro til, at der kunne komme noget fornuftigt ud af, at tusinder af mennesker alle frit kunne bidrage til artiklerne i et opslagsværk. Han var overbevist om, at resultatet måtte blive et indhold, som var mangelfuldt og hærget af vandaler. Han blev derfor overrasket, da han slog ordet Skinhead op og fandt en præcis og omfattende artikel om begrebet skinheads.

Det blev startskuddet til hans udforskning af anvendelsen af web 2.0 teknologier indenfor virksomheder. Dette område døbte han Enterprise 2.0, og én af hans hovedpointer er, at web 2.0 teknologier muliggør, hvad han kalder emergent samarbejde. Det ændrer fundamentalt på den måde, organisationen fungerer på ved at viden kan emergere, dvs. opstå, udfra medarbejdernes aktive videndeling på en fælles, social platform. Det adskiller sig grundlæggende fra både email, hvor informationsudveksling sker i lukkede ”kanaler”, og fra mere traditionelle informationsplatforme, som f.eks. intranet, hvor viden distribueres fra de få til de mange.

Microsoft Sharepoint 2010 tilbyder wiki-funktionalitet, omend i en noget begrænset udgave. Men i og med at mange virksomheder allerede anvender Sharepoint til andre ting,såsom intranet, dokumenthåndtering og projektsamarbejde, er det relativt uproblematisk – teknisk set – at lancere en wiki. Få virksomheder har taget dette skridt, og færre endnu har formået at få wikien til at leve udover nyhedens interesse. Det er vigtigt at bemærke, at wikier i virksomheder følger helt andre dynamikker end wikipedia på internettet. Når wikipedia fungerer så godt, er det på grund af det meget store antal mennesker, der potentielt set kan bidrage med hvert sit lille ekspertiseområde. Hvis blot en lille promilledel af de milliarder af mennesker (dags dato 2.095.006.005, for at være helt præcis), der anvender internettet, bidrager til Wikipedia, har vi et sundt og velfungerende emergent medium. I en virksomhed er der imidlertid kun en håndfuld potentielle bidragydere indenfor et givent område, og derfor kræver det stor ledelsesmæssig bevågenhed at sikre, at en wiki bliver en succes. McAfee har skrevet om, hvad man kan gøre, både i sin oprindelige artikel Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration fra 2006 og i bogen Enterprise 2.0: new collaborative tools for your organization’s toughest challenges.

Har I en wiki på jeres arbejdsplads – f.eks. med Sharepoint som motor? Så vil vi meget gerne høre om jeres erfaringer. Skriv en kommentar herunder!

Vil du høre mere om, hvordan I kommer videre med en wiki? Så kom med til det næste møde i VidenDanmarks Sharepoint videngruppe d. 24. august kl. 9-12. Er du ikke allerede medlem, kan du komme gratis med som gæst – bare send en mail til videndanmark@videndanmark.dk.

Enterprise 2.0 bygger bro mellem smådrift og stordrift

15. marts 2011 af

Traditionelt har små (nystartede, innovative, kreative) virksomheder haft en stor fordel mht videndeling: ofte sidder alle i det samme rum, alle har en tilknytning til den egentlige produktudvikling, og der er en høj grad af fælles forståelse for virksomheden, produktet, målgruppen etc. Det er nemt at spørge ud i rummet: “Hvordan er det lige man …” Eller “Hvem ved .. ” Eller “Hvor kan jeg finde noget om …”

Uformel, bredspektret videndeling med kort afstand fra problem til løsning: det giver hurtig udvikling med høj kvalitet.
Den slags virksomheder går ofte fallit, eller i stå, efter det første trin på vækststigen mod specialisering og “effektivisering”: når igangsætteren drukner i bogholderi, ansættelsessamtaler, mødereferater og annoncedesign. Og begynder at ansætte specialister til opgaverne – som til gengæld ikke forstår produktet og markedet – uden at opruste mht. systematisk videndeling og koordination.

“Smådriftsfordelene” fortoner sig – men stordriftsfordelene er svære at nå, de kræver tid: specialisering og integration/koordination mellem specialisterne. Et helt andet niveau af både kompetencer og kapital.
 
I den anden ende af spektret har den store, gamle virksomhed alle stordriftsfordelene. Til gengæld er en hyppig dødsårsag “kompleksitetsdøden”: det er her vi taler om videnssiloer og suboptimering, om de alt for mange adskilte IT-systemer, om den organisatoriske afdeling som en videns- og kommunikationsmæssig opdeling (barriere). I karikaturform: halvdelen af tiden går med at koordinere og planlægge de møder, der tager den anden halvdel af tiden. Og ingen ved, hvad de andre ved.
 
Her kommer “enterprise 2.0″ ind som en faktor, der potentielt omformer hele billedet: den lille virksomhed får hjælp til at eksplicitere (nedskrive) og organisere sin viden, og dermed gøre den “findable” og åben for fx den nyansatte specialist. Her spares ikke bare tid og undgås forkerte beslutninger – der opnås en række af de fordele mht systematik og konsekvens, som ellers har været forbeholdt de store/gamle virksomheder med indarbejdede rutiner. Fx kvalitetsstyring og dokumentation.

Den store virksomhed får modsat en række af de typiske smådriftsfordele: det bliver fx nemt at “råbe sit spørgsmål ud i lokalet” gennem en mikrobloggingsfacilitet a la Jammer/Twitter til et relevant forum, på tværs af geografi og organisation – det giver en hurtighed og fleksibilitet i problemløsningen, en “agilitet” som ellers har været forbeholdt de små/nye virksomheder hvor alle ved hvem der ved hvad.
 
Til gengæld får begge typer af virksomheder naturligvis nye problemer: man kan bruge meget tid på at mene noget om mange ting på et diskusionsforum, og den der helt opgiver informationssøgning fordi det er nemmere at stille spørgsmål på nettet og sætte alle kollegaerne i gang med at svare, kan blive en dyr medarbejder. Tilsvarende er brugernes mere eller mindre gennemtænkte “tagging” ikke nogen erstatning for et velstruktureret videnssystem. 

Men springet fra “smådrift” til “stordrift”, eller minefeltet mellem dem, får en helt anden karakter i kraft af “enterprise 2.0″ – hvis man kan styre det.
 
Alt dette, eller kernen af det, hørte jeg pludselig mig selv sige i mandag formiddag ved det første af seks møder i en ny serie om “enterprise 2.0″ i VidenDanmarks erfa-gruppe om SharePoint. Og Bent Schou bad mig viderebringe pointen; det er hermed gjort. Så har jeg da sagt tak for en god dag. SharePoint-gruppen (videngruppe i VidenDanmark) fik en god start på en ny fase med nye spændende deltagere, og med Peter Malling som oplægsholder og leder for en ny form, en struktureret blanding af præsentation, workshop og diskussion i en ramme af 6 arrangementer. Det kan anbefales. Læs mere på videndanmark.dk.

Udfordringer ved at realisere 2.0-potentialet

5. november 2009 af

I fritiden kommunikerer du og dine kollegaer formentlig lystigt på Facebook, LinkedIn og Wikipedia. Men i arbejdstiden rutscher jeres fingre, efter statistikkerne at dømme, ikke helt så hurtigt over tastaturet, når I skal dele viden gennem jeres intranet.

Når Web 2.0-værktøjer som eksempelvis wikis, blogs og personlige profiler anvendes til samarbejde og videndeling internt i organisationer, kaldes det Enterprise 2.0. Med Enterprise 2.0 får medarbejderne øget mulighed for at deltage og bidrage med deres viden, ligesom de gør i virtuelle netværk i deres fritid.

Enterprise 2.0 byder på mulighed for øget åbenhed, tillid, ligeværd og samarbejde i et mere kvalificeret netværk. Men når det kommer til realiteten står flere forhindringer i vejen. Det, der kunne blive til en positiv ”business revolution”, forbliver alt for ofte ”business as usual”.

Tre væsentlige årsager
Der er tre væsentlige årsager til, at 2.0-potentialet ikke realiseres i organisationerne:

1. Lavpraktiske kursusaktiviteter står nogle gange alene: Ofte er det ikke tilstrækkeligt motiverende og trygt for selvledende videnmedarbejdere at få introduceret et nyt værktøj på en måde, hvor fokus overvejende er på teknikaliteter. Medarbejderne bliver motiveret af at lære om, hvordan værktøjet helt konkret kan bidrage til en forbedring af deres arbejdsopgaver og samarbejdet.

2. Dårlige erfaringer fra tidligere IT-tiltag: Nogle af medarbejderne bærer rundt på frustrationer over informationer placeret i svært tilgængelige, IT-baserede informationssiloer og mangelfulde muligheder for søgning på tværs af drev, vedhæftede filer og mails. Det smitter af på nye IT-tiltag.

3. Enterprise 2.0 forandrer arbejdsprocesser og samarbejdskulturen: Det truer medarbejdernes trygge dagligdag. Herudfra springer flere typer reaktioner i form af åben eller subtil modstand. Udfordringen er større end de fleste regner med.
Det bliver særlig tydeligt, når medarbejderne skal samarbejde om at skrive wiki-sider. Wiki-sider er tekst-dokumenter, der ligner Word-dokumenter, men som typisk forfattes i åbent samarbejde og er tilgængelige for andre. Nogle medarbejdere mister eksempelvis lysten til at realisere potentialet for virtuelt samarbejde, fordi de føler, de mister kontrol, når kollegaer kan skrive om i deres tekst. Og de er nervøse for at intimidere deres kollegaer ved at skrive om i deres tekst.

Det skaber uvished og utryghed, hvis organisationen ikke formår at facilitere den fornødne tillid hos den enkelte og at skabe et tillidsfuld, virtuelt, socialt rum med eksempelvis guidelines, alle kender til og anerkender.

Samarbejdskulturen i organisationer er som store supertankere. Der skal kraft og vedholdenhed til at forandre kurs – også selvom kursen går i en bedre retning end den gamle. Organisationer kan spare tid og penge ved fra starten at facilitere den forandrede samarbejdskultur med udgangspunkt i forandringsledelsen, så det bliver både attraktivt og trygt at prøve kræfter med Enterprise 2.0.

Vi går dybere ind i udfordringer, potentialer, cases og konkrete faciliteringsråd på VidenDanmarks seminar og workshop om Business 2.0 den 6. januar 2010. Du kan også læse vores mere dybdegående analyse af udfordringer og konkrete faciliteringsråd i artiklen, ’Sociale medier – organisatoriske potentialer og udfordringer’, der netop er udkommet i Børsen Ledelseshåndbøger – Knowledge Management.

Rikke blogger hver uge på www.enterprise20.dk

Enterprise 2.0 på fremmarch

21. august 2009 af

Ifølge AIIM (Association for Information and Image Management, også kendt som “the enterprise content management – ECM – association”) er der sket en markant stigning i forståelsen af, hvordan Web 2.0 teknologier såsom wikis, blogs, diskussionsfora og sociale netværk kan bruges til at forbedre samarbejde og videndeling i forretningssammenhæng.

En nylig undersøgelse viser, at en fjerdedel af de adspurgte virksomheder er i gang med at implementere Enterprise 2.0 værktøjer i hele deres organisation. Dette er en fordobling i ft starten af 2008, hvor det kun var 12% af virksomhederne. Kun 17% af virksomhederne indrømmer ikke at kende noget til Enterprise 2.0 teknologier, imod 40% i starten af 2008. Derimod mener 50% af videnmedarbejderne i dag, at Enterprise 2.0 er vigtig eller meget vigtig for deres forretningsmål og succes.

Dette er jo en markant udvikling. Enterprise 2.0 kan således ikke længere siges at være for de indviede, det er lige så stille ved at være noget, der bare skal på plads. Tendensen er tydelig. På en international intranetkonference i Amsterdam i maj diskuterede man således ikke, hvorvidt man skulle bruge de sociale medier, men udelukkende hvordan. Eneste nedslående nyhed er, at 71% af de adspurgte mener, at det fortsat er lettere at lokalisere ”viden” på internettet frem for de virksomhedsinterne systemer.

Måske er vi endelig ved at få nogle systemer, der understøtter den menneskelige adfærd, således at vi som brugere ikke længere i nær så høj grad skal tilpasse os systemerne. Og så skulle det gerne efterhånden bliver nemmere at lokalisere den virksomhedsinterne viden.

Omvendt kan vi konstatere, at virksomhederne endnu engang halser efter udviklingen. Web 2.0 fungerer fortræffeligt i privatsfæren, hvor den kan blomstre vildt og frodigt, og hvor kun fantasien sætter begrænsninger. I virksomhedsintern sammenhæng bliver det – pga af en lang række hensyn – en nogen mere tandløs affære.

Kan Enterprise 2.0 overhovedet fungere efter hensigten? Jeg mener klart ja. Virksomheder er (som så meget andet her i livet) i bund og grund noget rod – og alverdens systemer kan ikke ændre på denne realitet. Med Enterprise 2.0 bevæger vi os i retning af nogle systemer, der kan understøtte den grundlæggende menneskelige virkelighed.