Forfatter arkiv

Windows Stifinder
– et velfungerende videnhåndteringssystem

Viden er en vigtig ressource i enhver organisation uanset størrelse eller branche. I takt med at videnproduktionen stiger bliver håndtering af viden en stadigt mere væsentlig og relevant opgave. Men inden virksomheden planlægger at investere store summer i et videnhåndterings-værktøj, bør det kraftigt overvejes hvad og hvor stort et behov der reelt er tale om – en øvelse enhver nyanskaffelse selvfølgelig kræver. Dette gør sig især gældende for mindre virksomheder, hvor midlerne og behovet ikke altid rækker til en stor forkromet løsning.

Gennem en tidligere ansættelse hos en mindre virksomhed med seks ansatte var jeg ansat til at etablere en politik for, samt anbefale et system til dokumenthåndtering. I den forbindelse blev jeg for alvor klar over de muligheder for videnhåndtering, der er tilgængelige i Windows Stifinder. Inden jeg kommer nærmere ind på mulighederne i Windows Stifinder er det, for god ordens skyld, nødvendigt at understrege, at politikker og procedurer skal være nogenlunde på plads inden man går i gang med systemudvælgelse.

Hvilke muligheder er der så i Windows Stifinder?

• En vigtig funktion i forbindelse med videnhåndtering er muligheden for at tilføje deskriptive data til dokumenter. Windows Stifinder understøtter denne funktion gennem muligheden for at redigere i dokumentegenskaberne.
Alle Office-dokumenter, film, billeder samt musikfiler kan gennem egenskaber tilføjes deskriptive data, kaldet detaljer i Windows Stifinder, såsom annotering, emneord, status for dokumentet m.m. for blot at nævne nogle få af mulighederne. Andre relevante data som f.eks. forfatter, oprettelsesdato samt ændringsdato tilføjes automatisk dokumenterne.

• En anden mulighed ved Windows Stifinder er de sorteringsmuligheder, der er åbne for én. Når man først har defineret hvilke detaljer i egenskaber, som man ønsker at gøre brug af, går man simpelthen skridtet videre og vælger de detaljer, som det skal være muligt at sortere på. Dermed har man nu flere forskellige access points til sine dokumenter.

• Jo flere dokumenter der oprettes, desto mere besværligt kan det blive at genfinde dem igen. Men her skuffer Windows Stifinder heller ikke, da det er muligt at lave fuldtekstsøgninger! Dette kræver blot, at man en gang for alle ”beder” systemet om at indeksere de mapper man gør brug af, da det ellers tager uforholdsmæssigt lang tid at fremsøge relevante dokumenter.

Målet med dette korte indlæg er at gøre opmærksom på en billig, nem og anvendelig løsning på en mindre virksomheds videnhåndterings-problematik.