Forfatter arkiv

Vidensdeling: Servér kaffe og kage på det interne net

Virksomheder og organisationer har længe forsøgt at finde egnede metoder til at frigøre deres ansattes skjulte vidensressourcer. Vi ved, at den enkelte ansatte besidder en viden, som kan give virksomhederne en betydelig merværdi, hvis den deles og kan udnyttes af andre. Men værktøjerne til denne vidensdeling har ikke altid været lige velvalgte, og derfor har ledelsen ofte måtte se nederlaget i øjnene på netop dette område.

Både private virksomheder og offentlige organisationer har gennem de seneste ti år sat deres lid til, at hardware og software skulle kunne løse problemet med lagring og deling af viden. Men den form for vidensdeling er sket på teknologiens (og ledelsens) præmisser, og investeringen har vist sig ikke at give det bedste afkast. Et langt stykke hen ad vejen har kantinens kaffe og kage vist sig at have haft væsentlig større succes end computeren, når det kommer til deling af viden.

Ny software kan imidlertid godt være med til at løse problematikken omkring deling af viden i virksomheden, man skal blot se i en ny retning. Løsningerne skal hentes fra vores sociale liv på Internettet og ikke fra allerede kendte IT-løsninger til virksomheder. Det er ”det sociale Internet” – eller Web 2.0 – og dets forrygende effektive måde at håndtere information på, som kan være en mulig løsning.

Millioner af mennesker deltager dagligt i udvekslingen af viden på nettet. Det sker f.eks. via webapplikationer som MySpace, Wikipedia og YouTube. Hvert enkelt program kobler let folk til en mængde af information, men på en måde som ikke gør den uoverskuelig. Eksempelvis har Wikipedia mere end 100.000 aktive redaktører. Yderligere har Wikipedia ti gange mere plads til artikler end en traditionel encyklopædi. Og det hele er gratis og bygger på det, som er enhver leders drøm: deltagernes frivillige engagement!

Denne deltagelse og kollektive intelligens har allerede ændret måden, hvorpå vi lever vores liv, og især måden vi henter vores information på. De programmer, som vi bruger på nettet, er skabt af og for mennesker, som har lyst til at dele viden. Eksempelvis afspejler Wikipedia, MySpace og blogs vores nysgerrighed, lyst til at kommunikere og fortælle historier. Og teknologisk bygger Web 2.0 på programmer, som er ekstremt fleksible og brugervenlige, så de er nemme at gå til for den enkelte bruger.

Hvordan udnyttes Web 2.0 i virksomhederne?
En for nylig offentliggjort rapport fra McKinsey viser, at 80 % af 2000 adspurgte virksomheder overvejer at bruge Web 2.0-teknologier internt i deres organisation. Web 2.0 omfatter en række forskellige teknologier, bl.a. blogs (interaktive journaler eller referater posted på et webside), tagging (specifikke søgeord knyttet til et dokument), mash-ups (et program, som henter information fra forskellige kilder) og RSS (med RSS kan brugeren selv vælge, hvilke online informationer han eller hun vil abonnere på).
Alle disse værktøjer kan sagtens overføres til virksomheder og organisationer. Eksempelvis kan blogs bruges til møde- og beslutningsreferater, hvilket betyder, at de ansatte kan give respons med det samme. Wikis kan blive grundstammen i virksomhedens videns-bibliotek, hvor de ansatte kan gemme, dele og finde informationer og faktuel viden. Dermed får man reduceret tiden på møder, og man undgår misinformation og upræcise overleveringer. RSS kan udnyttes som et nyhedsbrev, der automatisk kan sende nyheder, referater, budgetter eller sygemeldinger ud til de ansatte, som det er relevant for. I bund og grund er det kun fantasien, som sætter grænser for anvendelsen af de nye teknologier.

Måske er deling af viden en af de største udfordringer for den moderne virksomhed, hvor netop viden er dens største kapital og ressource. Derfor har vi hos BEA, i lighed med en række andre store softwareleverandører, udviklet produkter til vidensdeling, der tager udgangspunkt i Web 2.0, men som samtidigt tager højde for virksomheders krav til standarder og sikkerhed.

Det er imidlertid vigtigt at holde sig for øje, at det ikke er nok at købe et stykke software. Den væsentligste ressource bag Web 2.0 er medarbejdere, som bruger den. Derfor skal softwaren tilpasses specifikt til virksomhedernes ansatte. Hvis Web 2.0 skal skabe en revolution, så skal virksomhedslederne gøre virksomheden klar til revolutionen. Det betyder, at virksomhederne og organisationer skal besvare en række spørgsmål som: Hvilke regler og processer gælder der, når man træder ind i det nye videnslandskab? Hvilken rolle har ledelsen selv? Og hvilket incitament har de ansatte til at deltage i udvekslingen?

Der ligger en udfordring her. Men vi tror, at mange virksomheder vil kunne lykkes med at skabe rammerne for en kultur, som bygger på Web 2.0’s dynamiske, videbegærlige og generøse adfærd. Og de organisationer som gør det, vil få adgang til helt nye og hidtil uudnyttede ressourcer hos deres vigtigste aktiv – deres medarbejdere.

Jørn Jacobsen er adm. direktør i BEA Systems.