Videndeling via brugerdesign
Fornylig var jeg på en konference med en meget entusiastisk amerikansk knowledge manager fra et globalt spilfirma. Han nævnte 3 grundforudsætninger, når han skulle søsætte interne vidensprogrammer:
brugervenlighed, æstetik og funktionalitet. Selvom æstetik ikke plejer at have en fremtrædende rolle internt, vil mange nok ikke blive overrasket over de nævnte parametre. Men forsøger man at perspektivere dette ift. tidens tendenser ser man tydeligt alvoren og konsekvensen af det, hvilket jeg vil vende tilbage til.
Et par dage efter konferencen undergik vi et teknologisk spring på mit arbejde. Vi opgraderede til Windows/Office 2010. Jeg må bøje mig i støvet og rose Microsoft for at gøre opstartstiden ’snabb’ som svenskerne ville sige. Desuden er der et par funktionaliteter, kopieret eller ej fra gamle Lotus Notes, som nu gør arbejdet noget smartere.
Men den store og vigtige synlige forskel for brugeren er den meget omtalte ribbon/menu bjælken foroven, der skifter kontekst, afhængig af hvad man er i gang med at lave i eksempelvis Word. Hvorfor har Microsoft gjort det (eller været nødsaget til at gøre det)? Min tese er, at Microsoft er fanget i et design og funktionsparadigme, der simpelthen nægter at give afkald på de 99% funktionaliter som 99% af brugerne ikke bruger. Med andre ord er al design møntet på den ca. ene procent af brugerne som bruger mere end ca. 1% af funktionerne.
I diamentral modsætning til dette ses web applikationer hvor netop æstetik og laserstyret fokus på brugeranvendelsen er det styrende designparadigme. Dette har medført Apps, som på samme tid er simple men uhyre brugbare (og i øvrigt ikke kræver dyr brugerundervisning).
Firmaer der lægger deres mail og andre basale kontorapplikationer op i “skyen” kender til dogme-design. Som Steve Jobs siger, “Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works.”
Denne næsten naivistiske tilgang til moderne computer programmering, født i Open Source miljøet, er nu ved at gøre sit indtog i næste generation af CIOs og CKOs, som indledningsvist fortalt. Man kan så med en vis ængstelse og ærgrelse måske tænke sig til hvad Microsoft Sharepoint vil forårsage…
Kvalitetssikring i en innovativ tidsalder
Kvalitetssikring er en fast bestanddel i den industrielle produktion; en produktion som vi trods vores digitale hverdag stadig er stærkt afhængige af. Det er et basalt krav, at de ting vi køber, skal virke.
Over det minimumskrav kan man desuden vælge at differentiere sig på materialekvalitet, på holdbarhed, etc. Alt sammen købsparametre der retfærdiggør prisdifferencer mellem produkter. Selve produktionsapparatet er tilsvarende sat op til at håndtere en ensartet produktion, hvor de enkelte produktdele er designet til at minimere fejl, og hvor man konstant øger kvaliteten vha. Best Pratice. Der foretages ISO målinger og evalueringer for at sikre kontrol med kvaliteten. Kort sagt, kvalitetssikring og efterlevelsen af dette gennemsyrer vores arbejdsdag i håndteringen af de fysiske produkter.
Men hvilken kvalitetssikring er tilstede, når det gælder produkter? De fleste kender til software udvikling og test. Test som skal sikre at funktionalitet lever op til kravene. De mere kreative/kyniske eller moderne om man vil, lægger denne del ud til brugerne og kalder produkterne for beta udgaver. Kan man forestille sig, at man gjorde noget lignende for fysiske produkter? I det lokale byggemarked lå der hammere i beta udgaver. Det ville ikke slå an…
På trods af at den fysiske og digitale verdens produkter har forskellige kvalitetskrav, og at skellet mellem produktion og forbruger ikke er ens, så er der en kvalitetsfaktor, der er overset. Hvor sikrer man sig, at innovationsprocessen til fulde er udnyttet? At de fysiske eller virtuelle produkter har gennemgået en kreativ og inkrementel/radikal videreudviklende konstruktionsfase. Dette er den nye kvalitetssikring for innovationsprocessen. En fast rolle hvor alle produkter bliver regelmæssigt udsat for en persons holistiske og dybt kreative evner i at se nye sammenhænge og dermed muligheder. Eller det kan være flere tværfunktionelle personers kompetencer i mangeartede discipliner, der nyttiggøres, således at forskellige ellers gemte perspektiver bliver opdaget.
Velkommen til den innovative kvalitetssikring.
Viden uden deling
Er viden uden deling fornuftig? Muligvis, men i grunden nok ikke så smart. Forestiller man sig Tycho Brahe holde sine opdagelser for sig selv på øen Ven ville hans tid og arbejde have været forspildt. Rent hypotetisk kunne man vel sagtens forestille at store opdagelser er blevet udklækket i det skjulte og desværre forblevet skjult blot fordi den pågældende person var en kende for introvert. Sat på spidsen, på hvilket udviklingstrin ville Homo Sapiens være hvis ingen gad at videndele?
Virksomheders raison d’étre er netop at skabe rammerne for at en gruppe af mennesker ikke skal råbe til hinanden på en markedsplads men kender hinandens styrker og svagheder for på den måde at skabe noget sammen. Selve iværksættelsen af viden er afgørende for virksomheders virke.
Derfor er netop web 2.0 funktionaliteterne så interessante – også i virksomheders intranet – idet det giver helt nye muligheder for at give den enkelte medarbejder et redskab til at samarbejde og synliggøre dagligdagens “opdagelser”.
Mange definitioner er blevet tilføjet til web 2.0 men rent funtionelt drejer det sig basalt set om tre ting:
- muligheden for at abonnere på informaton (f.eks. nyhedsbreve og RSS)
- muligheden for at informere hinanden om information (f.eks. ‘Share on Facebook’ eller twitter)
- muligheden for at beskrive information (f.eks. ‘I like’ eller tags)
Det ses hurtigt, at det essentielt drejer sig om at netværke informationer.
Heldigvis fortalte Tycho om sine opdagelser og heldigvis har man som Homo Sapiens i sidste ende en indbygget vilje til at videndele. Men i en tidsalder hvor arbejdets værdi ikke er fysisk synlig som f.eks. brobygning, så skal virksomheder i fremtiden tage ansvar til at medarbejders aktiviteter bliver transparente for hinanden og dermed “bygger bro” til hinanden.
The missing link
I de sidste par uger har man kunnet læse diverse executive fredagsartikler i Børsen om effektiv ledelse i krisetider; hvordan man via lean drift koblet med tilpasset salg formår at sikre og udbygge forretningen. Samtidig kan man læse om at virksomheder med en formuleret videnstrategi klarer sig statistisk bedre end andre virksomheder.
Jeg spørger derfor, hvor bliver de udmeldinger af hvor ledelsen klart melder ud, at man vil investere massivt i videnledelse, videnprocesser og videnværktøjer? Alt for tit proklameres, i øvrigt ganske omkostningsfrit, at man er en videnorganisation med videnarbejdere og videnprodukter.
En videnorganisation er ikke noget der kommer af sig selv endsige vedbliver automatisk med at være tilstede uden nogen form for investering, vedligeholdelse eller læring. Dvs. man har en situation hvor alle er enige om at viden er en vigtig, hvis ikke den væsentligste produktionsfaktor, men man lader viden stå til i mange danske virksomheder.
Hvis man er så heldig stillet, at virksomheden tilfældigt er havnet i en gunstig vidensituation – ikke al succes bygger på rationel planlægning – så skal man forestille sig det potentiale der ville være hvis man bevidst arbejdede videre med en strategi, der sætter viden i værk.
Med et efterhånden stort personligt netværk af forandringsvillige mennesker har jeg bemærket, at årsagen aldrig skyldes ond vilje, højst vanetænkning blandet med lidt uvidenhed. Vanetænkning og uvidenhed er en farlig cocktail, især hvis modet til at sprænge de vante rammer ikke udfordres. Indrømmet, disse organisatoriske rigide rammer har lette vilkår når diskussionen falder på abstrakt viden. Viden og dens organisatoriske forankring er nemlig kendegnet ved to ting: usynlighed og asynkronitet.
Usynligheden går ikke så meget på, at viden i sig selv kan være svær at identificere og sprede, men mest på at gevinsterne ikke er målbare. Viden kan være værdiløs mens samme viden et andet sted på et andet tidspunkt kan være formuer værd. At værdisætte viden ift. konteksten er umulig. Man kan/skal ikke andet end blot tro på at det har en værdi.
Asynkroniteten går på, at man ikke alene først skal så for at kunne høste, og derefter at man skal vente på at kunne høste frugterne til efter en given periode. Faktisk ved man nogen gange heller ikke engang, hvornår man kan høste og hvad man har plantet.
Med de kendetegn er det naturligvis svært at sætte en videndagsorden, men det undskylder ikke for at man giver viden bedre organisatoriske vilkår. Viden jo heldigvis er den eneste produktionsfaktor der bliver mere værd desto mere den bliver delt og brugt, med andre ord en uudtømmelig kilde til inspiration, idéer og innovation.
Undladelsessynden
Synder er ofte et udtryk for at man fortryder at have handlet på en bestemt måde. Det eneste positive der er at sige om det, er at man i det mindste ikke har ladet stå til.
Undladelsessynden derimod er fortrydelsen ved ikke at have handlet.Ved at lade stå til. Før den den digitale tidsalder havde det synlige konsekvenser ikke at handle. Ingen nedlagte dyr, ingen aftensmad; ingen såning, ingen høst; ingen investeringer; ingen produkter osv. I vidensamfundet har det derimod ingen umiddelbare konsekvenser ikke at reagere på informationer. Derimod kan det have enormt potentiale tilfældigt at opdage information man kan omsætte til handling.
Med andre ord, i informationsalderen drejer det sig konstant om at øge chancen for at viden kan opstå – derfor, undlad ikke at handle nu – gør Videndanmarks nye samarbejdsplatform aktivt og værdifuldt.
Med ønsket om et ikke-syndigt netværksår.
Videndeling – slip kontrollen
Der var engang hvor viden var lig magt. Med andre ord, viden var værdifuld sålænge man beskyttede den mod andre og kun brugte den i egeninteresse. Uden tvivl en af de største barrierer der var for videndeling når man skulle overbevise om knowledge managements velsignelser.
Selvom der i dag er fokus på individualismen er det næsten dinosaueragtigt at ville påstå, at viden er magt. Det er hvad den enkeltes viden bidrager med til fællesskabet der udgør forskellen. Man kunne næsten hævde, at hvis man ikke deler sin viden er det et tegn på at man har for lidt af den.
Det er så her et helt nyt videndelingsproblem viser sig. “Videndelere” der tror de deler information der er værd at dele med fællesskabet. Vi kender den efterhånden alle, “jeg laver kaffe”, “jeg er sur”, “jubii, snart fredag” osv. (gæt selv hvor de eksempler stammer fra). Eller Ekstrabladet der er nødsaget til at lukke af for diskussioner fordi folk har et andet regelsæt i den virtuelle verden end i den fysiske når det drejer sig om religion eller kendte personligheder.
Denne rettighed til at vidensprede har også særdeles positive sider. Hele open source miljøet er afhængig af det; muligheden for innovation via fælles digitalt samarbejde på tværs af verden, ikke mindre kan gøre det, ses når idéer skal modnes – www.millionbrains.com – når bøger skal skrives – www.charlesleadbeater.net – eller når produkter skal udvikles – www.chromium.org.
Denne “open” tilgang har fået nogen konsekvenser. Hvor man i videnmagt-tidsalderen skulle stole på at kilden til viden ikke løb tør og at andre ikke løb med æren, så skal man i dag stole på at viden opstår når man slipper kontrollen. At slippe kontrollen med dem der bidrager med dokumenter til et vidensystem og endda at slippe kontrollen med dem der kan rette i ens viden selvom man har det kært.
Hele tanken om at slippe kontrollen hviler på at man derved øger chancen og uforudsigligheden for at kreativitet og innovation kan opstå. Som individualist er man ingenting uden at være et tandhjul, der samarbejder på lige fod med andre tandhjul.
Succesfuld KM – tænk langsigtet,
tænk i systemdynamikker
Efterhånden er Knowledge Management en gammel disciplin, og i bagklogskabens klare lys vil jeg gerne slå et slag for en tankegang – et værktøj, der kan øge dine KM succes. Og nej, du skal ikke overføre +5$ til mig.
De der har læst The fifth discipline: The Art and Practice of the Learning Organization af Peter Senge, 1990 (én af KM “biblerne”), kan huske at én af de fem discipliner for at udvikle den lærende organisation var systems thinking (og for de nysgerrige de resterende: personal mastery, mental models, shared vision og team learning). Kort sagt går det ud på at se problemstillinger, løsninger, relationer og processer som ét samlet hele. Der er måske ikke så meget nyt i at se verden holistisk, men ikke desto mindre er det ofte denne helhed, som umærkeligt kommer snigende i en travl hverdag med quick-wins, tommelfinger-regler og forhastede beslutninger.
F.eks. kan man vha. system-tænkning opdage, hvorfor man ikke skal give rødvin som belønning for at videndele, og hvorfor storrumskontorer reducerer videndeling. Således kan velmenende initiativer virke stik modsat ens intentioner, og man undrer sig over at videndelingsplanerne ikke har den ønskede effekt. Tænker man derimod systemmæssigt over alle indvirkende faktorer og sætter dem i relation til hinanden over tid, vil man hurtigt se ulemperne – som jeg gerne afslører i denne blog, hvis du beder om det i en kommentar.
Således kan/bør man skitsere ens videnstrategi som én sammenhængende model, der indvirker på de forskellige elementer – enten selvforstærkende eller balancerende. Ad den vej kan man søge at opnå såkaldte positive spiraler og modsat undgå at enkeltelementer har en negativ indflydelse og får hele systemet til at havne i en negativ spiral. Det kan lyde abstrakt og teoretisk men en afart af system-tænkning er f.eks. filosofien om Kaizen, en (Toyota) metode til konstant at forbedre produktionsapparatet og som senere bliver genopdaget på det personlige plan af Anthony Robbins (Lessons in Mastery).
Jeg vil ikke kopiere de mange sider man kan finde til en introduktion af Systems thinking på Nettet men husk, det drejer sig ikke nødvendigvis om at have fuld information og tro man kan forudsige alle handlinger – ”Mastery does not mean having a plan for the whole, but having an awareness of the whole.” Peter M. Senge. The Dance of Change, 1999.


Posts
Nye kommentarer