Elektronisk Dokumenthåndtering Best Practice 2009
Styring og dokumentation af den forretningskritiske information og viden.
Information får stigende betydning for forretningsmæssig drift og succes.
Det bliver stadig vigtigere at skelne mellem den alment tilgængelige information, som tilflyder alle - efterhånden helt uden omkostninger, og den forretningskritiske information og dokumentation ift. kritiske processer og produkter.
VidenDanmark satte fokus på styring af forretningskritisk information. Seminarets hovedspørgsmål var, hvordan man håndterer og styrer den kritiske information - samtidig med at information generelt flyder stadig mere frit?
Seminaret satte også fokus på systemer til elektronisk dokumenthåndtering.
Best Practice 2009
VidenDanmark satte fokus på hvad der sker aktuelt inden for dokumenthåndtering og styring af forretningskritisk information.
- Hvordan ser de mest fremsynede løsninger ud?
- Hvilke organisationer og virksomheder har implementeret spændende og nyskabende ESDH- eller EDH-systemer?
- Hvad kan leverandørerne levere af spændende nyheder - hvordan ser leverandørernes flagskibe ud?
Seminaret belyste gennem ekspertindlæg, cases og løsninger de bedste og mest spændende/nyskabende løsninger inden for dokumenthåndteringsområdet.
Seminaret henvendte sig både til private virksomheder og offentlige organisationer.
Seminar 2.0
VidenDanmark ønsker at sætte nye standarder for, hvordan seminarer kan være ramme om videnformidling, læring og erfaringsudveksling. Vi kalder det seminar 2.0, fordi satser på maksimale muligheder for deltagerinvolvering.
Vi benytter socialt software til at understøtte seminaret. Og vi bruger video til at fastholde de vigtigste budskaber fra seminaret.
Tre dage inden seminaret bliver deltagerne inviteret til at besøge et fælles wiki/blog-system. Her opretter man sin profil, der er mulighed for at udtrykke forventninger, stille spørgsmål og debattere. Og man kan orientere sig i seminarets indhold og bidrage til opbygning af viden på området.
Under seminarets er vi alle via trådløst internet koblet til det fælles wiki/blog-system. Herigennem muliggøres en løbende debat og opbygning af fælles viden, mens seminaret foregår. På denne måde optimerer vi udbyttet for alle deltagere. Seminarets indlæg opsummeres i korte videoklip, som kan genses og som du kan dele med dine kolleger og netværk.
Efter seminaret fortsætter debatten - på internettet.
Bent Schou introducerede til seminaret og seminarets tema
Records management i en krisetid
Tine Weirsøe, Scandinavian Information Audit
Hvis records management er forretningskritisk, er det i disse tider, det skal bevises! Klarer virksomheder med styr på den forretningskritiske dokumentation og viden sig bedre gennem krisen end virksomheder, der ikke har fokuseret på records management? Og hvordan ser fremtidens trends ud?
Tine Weirsøe, MBA er direktør for Scandinavian Information Audit og arbejder som konsulent med håndtering af virksomhedernes forretningskritiske dokumentation og viden også kaldet records management. Hun har mere end 20 års erfaring med EDH/ESDH, information-, document- og records management, bl.a. fra ansættelser hos Novo Nordisk, Børsen og Industrifagene.
Tine er medlem af bestyrelsen for DKG Dansk Kvalitetssikringsgruppe og medlem af bestyrelsen for VIDA Forum. På europæisk plan er Tine medlem af ARMA Euro Steering Committee. Fra 2000-2008 var hun formand for det danske nationale udvalg under Dansk Standard med ansvar for udarbejdelse af ISO 15489 om Records-, Document- og Information Management.
Landsforeningen af Frie Børnehaver og Fritidshjem. Den tunge kravspecifikation er historie
Sekretariatschef Kurt G. Jensen, Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem.
Sekretariatschef Kurt G. Jensen hos Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem er overbevist om hvad best practices er for ESDH løsninger anno 2009. Den tunge, akademiske kravspecifikation er historie. Overordnede krav og ønsker kombineret med et intensivt implementeringsprojekt, hvor iterationer med brugerne, giver en fuldt tilpasset løsning og begejstring hos brugerne. Intuitiv brugergrænseflade tæt integreret til kendte værktøjer som MS Office og Exchange, samt en løsning der enkelt understøtter sagsstyring på tværs af afdelinger og funktioner, sikrer et effektivt værktøj og høj værdi for investeringen.
Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem er en landsdækkende paraplyorganisation som varetager interesser for 450 selvejende og privat dag- og fritidstilbud. Derudover leverer foreningen en administrativ understøtning af institutionerne på løn- og regnskabsområdet m.v. og udbetaler løn til over 6.000 ansatte hver måned og har et årligt cash flow på 2 mia.
Kurt G. Jensen er sekretariatschef med ansvar for den interne administration - herunder HR, samt for foreningen kommunikation og forhandlinger med kommuner i landet. Hans uddannelsesmæssige baggrund er cand.scient.pol fra Københavns Universitet med specialisering i anvendt datalogi. Kurts erhvervserfaring omfatter: Chefanalytiker i BG Bank, kontorchef i Københavns Kommune af flere omgange - såvel i økonomiforvaltning som fagforvaltning, sekretariatschef i Statens Information og selvstændig konsulentvirksomhed.
Løsningen er leveret af
TK Development er rustet til svære tider
It-chef Christian Koefoed, TK Development og produktdirektør Morten C. Kopp, Lector
I disse tider med ”bobler” på ejendomsmarkedet og verdensomspændende finanskrise er TK Development mere end nogen anden afhængig af at have styr på sine forretningskritiske processer. I 2008 lancerede koncernen en ny integreret it-platform, som agilt og kvalitativt understøtter deres udviklingsaktiviteter af fast ejendom – nationalt og internationalt.
Intranettet er blevet det centrale omdrejningspunkt for tilgangen til relevant information. Portalen genkender medarbejderen og stiller individuel information til rådighed uanset om det er fakturagodkendelser fra Dynamics AX eller udviklingsprojekter i ESDH-systemet, TeamShare.
Intranettet og ESDH-systemet TeamShare er baseret på Microsoft Office SharePoint Server 2007.
TK Development arbejder med udvikling af fast ejendom - nationalt og internationalt - inden for en række fastlagte segmenter. Hovedvægten af aktiviteterne er lagt på etablering af shoppingcentre, storbutikker og domicilejendomme. Virksomheden har hovedkontor i Aalborg og afdelinger i København, Berlin, Warszawa, Prag, Stockholm, Helsinki, Vilnius, Riga og Sofia. TK Development er noteret på Københavns Fondsbørs.
Løsningen er leveret af
Ny fase i standardiseringen af sags- og dokumentområdet
Rita Lützhøft, IT- og Telestyrelsen
Oplægget vil præsentere den nye referencearkitektur for sags- og dokumentområdet, der er under udvikling som led i FESD II og som basis for den fremtidige standardisering. Hovedlinierne i Referencearkitekturen præsenteres.
Endvidere gives et øjebliksbillede af arbejdet med standardisering i det ny standarderingsudvalg for sags- og dokumentområdet og arbejdsgrupperne under dette
Rita Lützhøft er chefkonsulent og projektleder i IT- og Telestyrelsen med ansvar for standardiseringen af sags- og dokumentområdet.
Rita har mange års erfaring med semantisk standardisering og vigtigheden af at koble forretning og it i dette arbejde.
Læs mere om standardiseringen inden for sags- og dokumentområdet.
Læs om referencearkitektur for sags- og dokumentområdet.
Brug Sharepoint effektivt til sager og dokumenter - tre eksempler på løsninger der gør en forskel!
Manager Michael Ekegren, Netcompany
SharePoint indeholder byggestenene til at etablere skræddersyede sags- og dokumenthåndteringsløsninger, men er det nok? Hvor hurtigt kan det gøres, og kan man skyde genvej med 3. parts produkter? Dette indlæg vil fortælle om tre løsninger, hvor kunderne nu selv udbygger systemet og er i kontrol ved at udnytte SharePoints fleksible indretning til at understøtte hele organisationens behov for sags- og dokumenthåndtering, uanset hvor alsidige de enkelte afdelingers behov måtte være.
Michael Ekegren er uddannet civilingeniør med speciale i videns- og samarbejdsbaserede it-systemer, og har arbejdet som konsulent med fokus på netop de områder siden 2001. Michael har specifikt arbejdet med SharePoint platformen de sidste 10 år, og er produktchef for et af markedets førende add-ons til ESDH på SharePoint: GetOrganized.
Læs mere om produktet på www.getorganized.net.
Løsningen er leveret af
ESDH og Enterprise Information management<
Eller hvorfor er svært at vide hvad man ved!
Product Manager Dan Thomsen, ScanJour
ScanJours ESDH løsninger digitaliserer, effektiviserer og sikrer virksomhedens dokumentation og sagsprocesser. Nu sætter ScanJour fokus på at udnytte den værdi som virksomhedens viden er ved at introducere effektiv information management på tværs af systemer.
Udfordringer for effektiv information management:
- Vidensarbejdere kan ikke finde det de har og ved ikke hvad der er
- Det er svært at stille det rette spørgsmål
- Der er forskellige systemer:
- Med hver deres måde at arbejde med informationer på
- Med forskellige type af informationer
- Med hver deres type af properties
- Hver applikation har sin egen metadata
Dan Thomsen vil vise hvorledes man løser ovenstående udfordringer og skaber en effektiv information management platform, med ESDH som en væsentlig komponent, således at det er muligt at vide hvad man ved.
Det vil blive gjort ved en gennemgang af hvilke komponenterne er vigtigt for en effektiv information management platform, samt ved at vise en kunde case hvor en international virksomhed succesfuldt har arbejdet med enterprise information management.
Dan Thomsen er Product Manager for ScanJour iBox
Løsningen er leveret af
Seminar den tirsdag 2. juni 2009 kl. 10-16.30
Seminaret blev afholdt i Symbion Science Park, Fruebjergvej 3, 2100 København Ø.
Pris for deltagelse: 1780 kr. plus moms. Medlemmer af VidenDanmark halv pris.
Program:
9.30 Ankomst (kaffe og brød)
10.00 Introduktion ved Bent Schou, VidenDanmark.
10.10 Tine Weirsøe, Records Management i en krisetid
10.55 Kort pause
11.00 LBF: Den tunge kravspecifikation er historie
11.40 TK Development: Rustet til svære tider
12.20 Frokost
13.00 Debat
13.20 Rita Lützhøft: Ny fase i standardiseringen af sags- og dokumentområdet
14.00 Brug Sharepoint effektivt - til sager og dokumenter
14.40 Kaffepause
15.00 Debat
15.20 ESDH og Enterprise Information Management
16.00 Debat
16.30 Afslutning
Billeder fra seminaret
