Elektronisk dokumenthåndtering - Best Practice 2008

En central udfordring for mange organisationer er styring af information og viden i dokumenter. Det skal være nemt at gemme dokumenterne  - og det skal være nemt at finde dem igen.

Dokumenthåndteringssystemer har udviklet sig voldsomt. Fra systemer med en simpel mappestruktur - til systemer med forskellige grader af automatik og mulighed for at indbygge workflow.

Dokumentsystemerne er i dag i stigende grad integreret i eller en del af andre informationssystemer - f.eks. integreret i en samlet intranet- eller portalløsning eller en del af et samarbejds- eller projektarbejdsværktøj, hvor man samtidig kan få styr på dokumenterne.

En særlig problemstilling er, hvordan dokumentsystemerne vil udvikle sig i forhold til at imødekomme mulighederne i de nye web 2.0 - teknologier.

Best Practice 2008

VidenDanmark satte fokus på hvad der sker aktuelt på dokumenthåndteringsområdet.

  • Hvordan ser de mest fremsynede løsninger ud?
  • Hvilke organisationer og virksomheder har implementeret spændende og nyskabende ESDH eller EDH systemer?
  • Hvad kan leverandørerne levere af spændende nyheder - hvordan ser leverandørernes flagskibe ud?

Seminaret belyste gennem cases og løsninger de bedste og mest spændende/nyskabende løsninger indenfor dokumenthåndteringsområdet.

Seminaret henvendte sig både til private virksomheder og offentlige organisationer.

Aktivt community omkring seminaret

Før seminaret blev alle deltagere inviteret til at deltage i debatten i et blog/wiki-system, som dannede ramme om et aktivt community før, under og efter seminaret.

Elektronisk Dokumenthåndtering, Best Practice

Per Andreasen, Projektchef hos Devoteam Consulting.

Per Andreasen fra Devoteam talte om de nyeste tendenser inden for elektronisk dokumenthåndtering.

  • Hvad gør de bedste?
  • De nyeste tendenser inden for EDH og ESDH
  • Hvad betyder de nye web 2.0 teknologier?
  • Sammenhæng og integration til andre forretningssystemer

Per Andreasen er ansvarlig for Document Management i Devoteam, som er uvildige rådgivere inden for it- og organisation med ca. 100 konsulenter.

Hent præsentation.

SharePoint + Dokumentstyring = Markante gevinster

Indlæg af Henrik Damm Krogh, Chief Financial Officer, CorpNordic.

CorpNordic er et unikt vidensbaseret firma: Med op imod 50 højt specialiserede medarbejdere inden for finansielle services, administration og ledelsesmæssig bistand ER medarbejdernes viden det vigtigste aktiv hos CorpNordic. For at forvalte dette aktiv bedst muligt, og strømline ydelserne over for firmaets mange kunder, har CorpNordic implementeret Exformatics' løsning til dokument-, aktivitets- og vidensstyring oven på Microsoft SharePoint.
Vi hørte bl.a. om

  • Styring af aktiviteter, projekter, sager og relationer direkte fra portalen.
  • Dynamiske workflows, der sikrer ansvar, fremdrift og ledelsesmæssigt overblik.
  • Tidsbesparende genanvendelse af information på tværs af platforme.
  • Implementeringsforløb, der måles i dage og uger ? ikke måneder og år.
  • Identifikation af ROI-parametre ? stof til eftertanke.

Henrik Damm Krogh er Chief Financial Officer hos CorpNordic, der med kontorer i København og Stockholm er Nordens største serviceleverandør inden for selskabsadministration. Henrik Damm Krogh er en del af CorpNordics 6-mands ledelsesgruppe, og han har været den interne drivkraft bag implementeringen af den nye vidensportal. Henrik Damm Krogh er uddannet Cand Merc Aud og har tidligere arbejdet for BDO Scanrevision og PriceWaterhouseCoopers.

Hent præsentation.

Løsningen er leveret af

Københavns Tekniske Skole ? Arkivskabet en saga blot

Workflow på dokumenter og sager i det intelligente arkiv

Lene Rye Willestofte, Personalechef, Københavns Tekniske Skole
Kim Søgaard, Salgs- og marketingchef, IM Soft A/S
Henrik Poulsen, Direktør, IM Soft A/S

IMS Arkiv med modulet IMS Personale, der bygger på Microsoft Office og Microsoft SQL, har et unikt og meget detaljeret workflow. Workflowet kan opsættes på både navngivne personer og tidsbegrænsede roller. Systemet gemmer skabeloner, der lader brugeren oprette nye sager og nye workflows på baggrund af foruddefinerede eller tidligere anvendte. Det er valgfrit at opsætte fra ingen og op til fuld nedarvning af rettigheder og egenskaber på alle sager, til underliggende sager og dokumenter. Som transportør anvendes Microsoft Office Outlook. Løsningen er målrettet den kræsne og kommunikerende virksomhed.

Lene Rye Willestofte er uddannet på kontor og er videreuddannet på Forvaltningshøjskolen. Har været ansat som personalechef på Københavns Tekniske Skole siden 2001. Har arbejdet med løn- og personaleadministration inden for det offentlige i 19 år.

Kim Søgaard er uddannet Master Coach. Han har en baggrund, som kommercielt ansvarlig i medieverdenen. Kim har i mange år arbejdet, som både salgs- og marketingansvarlig for danske og internationale virksomheder. Han har oprindeligt en baggrund fra dagligvare- og detailhandlen, i Dansk Supermarked regi.

Henrik Poulsen er uddannet landinspektør. Han har i en årrække drevet virksomhed med produktion og salg af software til forsyningsindustrien. I 2000 stiftede Henrik, sammen med en tidligere kollega og en investor, aktieselskabet IM Soft A/S, der har specialiseret sig i udvikling og salg af software til håndtering af virksomheders kritiske informationer.

Hent præsentation.

Løsningen er leveret af

Videndeling 2.0 hos TRE-FOR - hvem deler vi vores viden med ?

Kenny Munck, Innovationsdirektør hos EDB Gruppen

ESDH har traditionelt været noget vi gjorde inden for virksomhedens trygge rammer. Men i takt med at Web 2.0 hjælper med at sætte større og større fokus på brugerstyring, sociale platforme og communities øges også behovet for at systematisere og facilitere videndeling med eksterne parter og kunder. Det stiller nye og fundamentalt anderledes krav til måden vi betragter videndeling og i høj grad også til de værktøjer vi anvender. 
Vi hørte om visioner for Videndeling 2.0 bl.a. hos TRE-FOR, som er et af landets største energiforsyningsselskaber.

Kenny Munck er innovationsdirektør,har bl.a. ansvaret for Innovation i EDB Gruppen, og har været en af de drivende kræfter i udviklingen af nye visioner og koncepter som den mobile digitale signatur, Borgerservice 2.0 og er også en aktiv deltager i udviklingen af EDB Gruppens visioner for Videndeling 2.0

Hent præsentation.

Løsningen er leveret af

Projektimplementering med sigte på branchestandard

Kristoffer Eliasen, Rektorkollegiet
Morten C. Kopp, salgdsdirektør (Lector)

Professionshøjskolernes Rektorkollegium har implementeret en ESDH-løsning, som i høj grad været fokuseret omkring en række standardiseringstiltag.

Indlægget præsenterede løsningen og implementeringen af systemet:

  • Projektmodellen som er anvendt for projektet
  • Etablering af fælles journalplan for den samlede sektor (Professionshøjskoler)
  • Standardsystemet ? TeamShare

Løsningen er eksemplarisk både som metode, branchefokusering og standardsystem.

Professionshøjskolerne (University College Denmark) er relativt nyetablerede som fusioner bl.a. af de tidligere CVU'er. Professionshøjskolernes Rektorkollegium repræsenterer de otte professionshøjskoler og de to ingeniørhøjskoler. Sektoren løser uddannelsesopgaver for professionsbachelor- og diplomuddannelserne.

TeamShare er en standard ESDH-løsning fra Lector, som er baseret på Microsoft SharePoint.

Hent præsentation.

Løsningen er leveret af

Best practice kundehåndtering med EDH i Gråkjær

Jytte Pilgaard, EDH-ansvarlig, Gråkjær A/S
Klaus Skriver, konsulent, IntraNote a/s

Gråkjær har igangsat implementeringen af en EDH løsning, der understøtter samtlige faser i virksomhedens byggeriprojekter. Et gængs CRM system var ikke tilstrækkeligt for Gråkjær til at kunne håndtere de mange dokumenter og den store viden, der indgår i et byggeprojekt. Med DocuNote kommer salgs- og projektafdelingen  i Gråkjær til at arbejde i samme system, og på den måde undgår man at grave grøft mellem de to vigtige afdelinger. Alle dokumenter, herunder e-mails, bliver lagret og underlagt versionsstyring og unikke søgefunktioner. Denne best practice tilgang til kundehåndtering optimerer kundetilfredshed, kvalitet og videndeling. Resultatet er en mere strømlinet organisation.  

Om Gråkjær A/S
Gråkjær A/S er Nordeuropas største totalleverandør af staldbyggerier og har Gråkjær Industribyg A/S som et kraftigt vækstområde. Virksomheden opfører byggerier, primært i Danmark, men også i Tyskland, Norge, Sverige og Polen. Siden firmaets opstart i 1973 er det blevet til mere end 2500 byggeprojekter.

Om IntraNote a/s
Software- og konsulenthuset IntraNote a/s er Danmarks hurtigst voksende leverandør af videndelingsløsninger. Siden 2001 leveret mere end 300 Microsoft baserede løsninger inden for primært intranet og dokumenthåndtering. Med egenudviklede standardløsninger, hurtig implementering og konkurrencedygtige priser understøttes information og videndeling i mellemstore og store virksomheder samt i ind- og udland.

Hent præsentation (Gråkjær).
Hent præsentation (IntraNote).

Løsningen er leveret af

Seminaret blev afholdt torsdag den 15. maj 2008.

Symbion Science Park, Fruebjergvej 3, 2100 København Ø.

Pris for deltagelse: 1280 kr. plus moms. Medlemmer af VidenDanmark halv pris.

Antal deltagere: 53

Brochure.

Program:

 

9.30 Ankomst (kaffe og brød)
10.00 Introduktion ved Bent Schou, VidenDanmark.

10.15 Ekspertindlæg om EDH Best Practice: Per Andreasen, Devoteam Consulting.

11.00 Best Practice 1: CorpNordic og Exformatics
11.45 Kort pause
11.50 Best Practice 2: Københavns Tekniske Skole og IMSoft
12.35 Frokost

13.15 Best Practice 3: TRE-FOR, PBS og EDB Gruppen
14.00 Kort pause
14.05 Best Practice 4: Professionshøjskolerne og Lector
14.50 Kaffepause

15.15 Best Practice 5: Gråkjær og Intranote

16.00 Debat

16.30 Slut